Ale aby zwiększyć przychody i zmaksymalizować sukces, potrzebujesz odpowiedniego zestawu umiejętności i urządzeń do zarządzania wirtualnym zespołem.
Od narzędzi do współpracy do kluczowych praktyk - oto sposób zarządzania wysoce wydajnym zespołem wirtualnym.
1. Utwórz strukturę i plan
Pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania zespołami wirtualnymi jest zdefiniowanie działającego systemu, do którego każdy może się przyłączyć, zwanego również standardową procedurą operacyjną (SOP). Ustalając standardy i ustanawiając proces pracy, członkowie zespołu będą lepiej rozumieć, jak długo powinny trwać zadania i na ogół będą mieć mniej pytań.
Aby ujednolicić procedury i nakreślić zasady dla wszystkich pracowników, zarówno zdalnych, jak i wewnętrznych, możesz utworzyć podręcznik do pobrania. Możesz uczynić to tak kompleksowym lub tak prostym, jak chcesz; Chodzi o to, aby wszyscy pracownicy postępowali zgodnie z procedurami niezbędnymi do ukończenia swoich projektów w sposób jak najbardziej wydajny i dokładny.
2. Przejdź do przodu z udostępnianiem plików
Wysyłanie dużych dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail może nie tylko sprawić, że skrzynka odbiorcza będzie działać znacznie wolniej niż zwykle, ale może również spowodować utratę informacji w tłumaczeniu, zwłaszcza gdy wysyłasz komentarze w osobnej formie. Aby całkowicie uniknąć tych problemów, możesz udostępniać duże pliki członkom zespołu za pośrednictwem usługi chmurowej, takiej jak Dropbox.
Serwery pamięci masowej w chmurze oferują wszystko, co robi serwer wewnętrzny, ale są bardziej bezpieczne i łatwiej dostępne. Twoje pliki i foldery można uporządkować prawie w dowolny sposób. Tymczasem Dropbox ma również aplikację do pobrania, dzięki czemu możesz nawet uzyskiwać dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, co jest idealne, jeśli pracujesz w drodze i potrzebujesz dostępu do wielu plików.
3. Angażuj się w wiele kanałów komunikacji
Odchodząc od tradycyjnego modelu miejsca pracy, niezbędny jest przegląd kluczowej części silnego zespołu: skutecznej komunikacji. Aby maksymalnie wykorzystać możliwości zespołu, musisz skorzystać z wiodących narzędzi komunikacyjnych dostępnych na rynku.
Pierwszym niezbędnym narzędziem potrzebnym do zarządzania pracownikami zdalnymi jest bezpieczny system czatu, który umożliwia natychmiastowe wysyłanie wiadomości i dzwonienie do współpracowników jednym kliknięciem. Narzędzia te są używane w biurach na całym świecie i zapewniają pracownikom platformę do prowadzenia tego ważnego czatu watercooler, zadawania szybkich pytań i udostępniania plików między sobą.
Tymczasem nie możesz po prostu poprosić kogoś, aby podniósł krzesło obok ciebie, aby pokazać mu swój proces pracy podczas pracy zdalnej. Z drugiej strony dzięki narzędziom do udostępniania wideo możesz skutecznie robić to samo! Na przykład Skype umożliwia rozmowę wideo z innymi osobami podczas udostępniania im ekranu, dzięki czemu mogą oni zobaczyć, co robisz. Niektórzy mogą twierdzić, że jest to nawet lepsze niż szkolenie osobiste, ale pozwolimy ci być sędzią!
4. Stuknij w Oprogramowanie do zarządzania projektami
Gdy wielu członków zespołu współpracuje nad jednym projektem, korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami jest niezbędne. Pozwala to skutecznie śledzić procesy, wprowadzać dane i komunikować się z zespołem, a także poprawiać współpracę między członkami zespołu.
W rzeczywistości na rynku dostępne są setki narzędzi do zarządzania projektami, które mogą pomóc w usprawnieniu projektu i pracy nad tym samym celem końcowym, od Trello do MindMeister.
5. Zbuduj kulturę zdalnej firmy
Tworzenie kultury firmowej może wydawać się nieco trudną sprawą, gdy wszyscy Twoi pracownicy nie pracują pod jednym dachem i nie mają codziennych kontaktów osobistych. Ale powiedziawszy to, nie jest niemożliwe! Dzięki mocy Internetu możesz zobaczyć swoich współpracowników za pomocą oprogramowania wideo lub nagrywać krótkie klipy, aby wysłać je do współpracowników za pośrednictwem zintegrowanego systemu.
Możesz również zorganizować wydarzenie (jeśli wszyscy pracownicy są w tym samym kraju), aby mogli się spotkać i zbudować silniejszą więź podczas codziennej współpracy. W ten sposób Twoi zdalni pracownicy będą mieli wspólne doświadczenia, które pomogą budować wzajemne zaufanie i zrozumienie.
Alternatywnie możesz zorganizować częste nadrabianie zaległości przez rozmowę grupową lub czat, gdy wszyscy kończą dzień w piątek po południu!
6. Ustal ustalone godziny pracy
Jeśli masz pracowników we wszystkich czterech zakątkach świata, najprawdopodobniej będziesz mieć różnych ludzi pracujących przez całą dobę. Ważne jest jednak, aby spróbować ustalić konkretne godziny pracy dla różnych członków zespołu, zapewniając zawsze połączenie między co najmniej dwoma zespołami jednocześnie.
To zasadniczo skróci czas realizacji projektów, jeśli dwie lub więcej osób współpracujących jednocześnie będzie dostępnych online. Niekoniecznie oznacza to, że ich godziny pracy powinny być ściśle określone, ale należy zawrzeć jakąś umowę, aby mogli się wspierać przez cały dzień roboczy.
7. Utwórz połączony system kalendarza
Aby pomóc Ci zidentyfikować godziny pracy i harmonogramy członków zespołu, powinieneś rozważyć użycie kalendarza współpracy, do którego wszyscy członkowie zespołu mają dostęp (oczywiście z ograniczonymi prawami - nie chcesz, aby oni edytowali własne zmiany!). Możesz organizować różne kalendarze dla różnych tematów (np. Godziny pracy, coroczny urlop itp.) Lub wyświetlić listę wszystkich wydarzeń według jednego harmonogramu i użyć systemu kodowania kolorami, aby rozróżnić tematy.
To także doskonała okazja do zaplanowania spotkań, szkoleń i innych wydarzeń, które będą przydatne dla Twoich pracowników.
8. Zatrudnij zespół motywatorów
Wielcy zdalni pracownicy muszą być zmotywowani i napędzani, a znalezienie takich ludzi może być co najmniej trudne. Ale aby prowadzić udany biznes, musisz ustalić, czy mogą siedzieć samotnie przez wiele godzin i wykonywać pracę wysokiej jakości.
Powinny one nie tylko być zmotywowane, ale muszą także mieć doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej, aby nie dopuścić do nieporozumień. Ponadto powinni być również dobrzy w rozwiązywaniu problemów i mieć doskonałe umiejętności zarządzania czasem.
9. Bądź kreatywny dzięki Team Bonding
Praca wirtualna może wymagać znacznie więcej wysiłku, aby stworzyć kulturę i „ducha zespołu”, ale ludzie muszą nawiązać więź. Pracownicy muszą wiedzieć, że wszyscy dążą do celu końcowego i są częścią większego obrazu, a nie pracują samodzielnie.
Możesz stworzyć poczucie prawdziwego zespołu, wchodząc w interakcje z pracownikami za pośrednictwem rozmów wideo, wysyłając im osobiste prezenty urodzinowe i wiadomości oraz komunikując się z nimi poza godzinami pracy za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych punktów sprzedaży.
10. Ustaw cele i granice
Dobrym sposobem na utrzymanie zaangażowania zdalnych pracowników jest ustalanie celów i nagradzanie ich za ich osiągnięcia. Na przykład, jeśli pracownik zdalny jest przedstawicielem obsługi klienta, możesz nagrodzić go kartą podarunkową dla jego ulubionego sklepu, jeśli osiągnie lub przekroczy określone cele.
Z drugiej strony powinieneś także stworzyć granice. Na przykład pracownicy powinni pracować minimum sześć godzin dziennie. Jeśli w tym czasie coś pracują, otrzymają wynagrodzenie co godzinę.
11. Utwórz zespół liderów
Wirtualny zespół powinien zasadniczo być grupą liderów, którzy mogą zarządzać własnymi obciążeniami bez potrzeby trzymania się za ręce. Każda osoba powinna być odpowiedzialna za zestaw zadań i będzie musiała kierować codziennymi obowiązkami w oparciu o wykonywaną pracę.
Będąc częścią zespołu, powinni oni także wykazać się umiejętnością kierowania w taki czy inny sposób, albo przez to, że zostaną przydzieleni jako kierownik projektu do określonego zadania lub odpowiedzialny za określoną część projektu.
12. Zaplanuj częste spotkania
Aby osiągnąć poczucie jedności zespołu, powinieneś organizować regularne spotkania, zarówno indywidualne, jak i zespołowe. Częstotliwość tych spotkań zależy od twojego harmonogramu pracy, ale powinieneś starać się sprawdzać w zespole raz w tygodniu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Tymczasem nie przesadzaj: zbyt wiele spotkań może przynieść więcej szkody niż pożytku!
Jest to nie tylko skuteczne w zespole, ale także zachęca do burzy mózgów i kreatywności wśród członków zespołu, a także buduje zaufanie w odległych zespołach. Może także zmniejszyć poziom stresu, przypominając zdalnym pracownikom, że mają siatkę bezpieczeństwa i jednostkę, z którą należy się skonsultować.
Ponieważ miejsce pracy nie jest już ograniczone do jednego biura, konieczne jest dostosowanie i rozwój umiejętności w celu zarządzania pracownikami z przeciwnej strony stawu. Aby mieć pewność, że skalujesz się i budujesz silny biznes, musisz utrzymywać zaangażowanie i motywację zdalnych pracowników, a te kluczowe strategie zarządzania mogą ci w tym pomóc!
Czy zdarzyło Ci się kiedyś zarządzać zdalną siłą roboczą poniżej? Z jakimi wyzwaniami i niespodziankami się spotkałeś? Być może chcesz podzielić się własnymi wskazówkami i radami dotyczącymi tworzenia wirtualnego zespołu i zarządzania nim? Dołącz do rozmowy w sekcji komentarzy poniżej i daj nam znać!
