Co to jest Podręcznik pracownika?
Podręcznik dla pracowników to zbiór wytycznych i przepisów przekazywanych pracownikom przez pracodawców, który zawiera informacje na temat zasad i procedur HR, aby pomóc pracownikom zrozumieć, czego się od nich oczekuje.
Należy pamiętać, że chociaż dostarczenie takiego podręcznika nie jest wymagane przez prawo, prawo stanowi, że pracodawcy powinni dostarczyć pracownikom pisemne oświadczenie o warunkach umowy. W związku z tym wiele firm korzysta w tym celu z podręczników personelu. Dodanie informacji o kulturze organizacyjnej może również pomóc w motywowaniu ludzi.
Ponieważ ten typ dokumentu jest prawnie wiążący, ważne jest, aby upewnić się, że jest zgodny z prawem pracy, dlatego upewnij się, że jest sprawdzany przez radcę prawnego za każdym razem, gdy jest aktualizowany lub zmieniany.
Co powinno obejmować?
Decyzja, co należy uwzględnić, będzie w dużym stopniu zależeć od relacji między pracodawcą a pracownikami i ustalonej kultury. Jeśli jesteś menedżerem HR w organizacji, która ceni wkład pracowników, prawdopodobnie będziesz potrzebować wszystkich korzyści i korzyści, jakie firma oferuje pracownikom. Z drugiej strony, jeśli nie ma żadnych dodatków, o których można mówić, a kierownictwo promuje ściśle profesjonalne środowisko pracy, wówczas po prostu szczegółowo wyszczególnia, co jest, a czego nie oczekuje od pracowników.
Ważne jest, aby pamiętać, że podręcznik dla personelu powinien być czymś więcej niż długą listą rzeczy do zrobienia i nie. Pamiętaj, że ten podręcznik jest zasadniczo pierwszym punktem kontaktu z nowymi pracownikami i jako taki jest świetną okazją do nawiązania pozytywnego kontaktu poprzez uwzględnienie informacji o kulturze, które zadowolą ich z przyjęcia oferty pracy.
Jeśli wybierasz to podejście (tak jak powinieneś), w podręczniku będą musiały zostać omówione trzy główne obszary:
1. Wprowadzenie do organizacji
Ta sekcja powinna zawierać notatkę powitalną oraz opis wartości i misji firmy. Jeśli pracujesz dla organizacji, która ceni otwarte kanały komunikacji i utrzymuje politykę otwartych drzwi, zastanów się, czy CEO nie przygotuje notatki powitalnej. Dobrym pomysłem jest również włączenie historii firmy, aby pomóc ludziom poczuć się częścią większego obrazu. Co więcej, określenie misji i wartości firmy może pomóc każdemu znaleźć się na tej samej stronie, a jednocześnie może sprawić, że praca będzie bardziej znacząca dla wszystkich.
Przykłady dla tej sekcji
- Powitanie
- Historia firmy
- Wartości
- Misja
2. Informacje ogólne
Informacje ogólne odnoszą się do wszystkiego, co oferuje firma. Zasadniczo będą to zasady, które nie są prawnie wymagane, ale które firma przyjęła w celu wzmocnienia kultury organizacyjnej. Tak więc wszelkie korzyści i korzyści, takie jak elastyczne harmonogramy pracy, a nawet praca zdalna, znajdują się w tej sekcji. Oczywiście ważne jest, aby nie tylko odnosić się do przywilejów i korzyści z pracy, ale także szczegółowo opisywać procedurę, którą należy zastosować w każdym przypadku. Więc jeśli na przykład oferujesz elastyczne harmonogramy pracy, podaj informacje o tym, co się z tym wiąże (czy to dla wszystkich, czy tylko dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin? Czy to ogranicza się do kilku dni w miesiącu?).
Przykłady dla tej sekcji
- Polityka urlopowa i wakacyjna
- Korzyści i korzyści
- Ocena pracowników
3. Zasady firmy
Zasady firmy odnoszą się do zasad i przepisów, których muszą przestrzegać wszyscy pracownicy. Są to ogólnie zasady wymagane przez prawo, ale mogą to być również zasady wprowadzone przez firmę, takie jak zasady dotyczące ubioru, przedłużony urlop rodzicielski itp. Ponieważ ta sekcja może być narażona na roszczenia prawne, należy skonsultować się z prawnikiem lub kierownikiem ds. Zgodności z przepisami firmy. w celu zapewnienia zgodności firmy ze wszystkimi wymogami prawnymi.
Przykłady dla tej sekcji
- Zachowanie pracownika
- Płatności i promocje
- Procedury biurowe
Napiwki
1. Priorytet bezpieczeństwa prawnego firmy
Podręcznik personelu może być świetnym sposobem na budowanie lojalności i zaangażowania pracowników. Jednak nic nie powinno być tak ważne, jak ochrona firmy przed roszczeniami prawnymi. Niezależnie od tego, czy firma chce pozwać pracowników, czy pozwać firmę, nie ma wątpliwości, że zasady przedstawione w podręczniku dla pracowników mogą chronić firmę.
2. Dołącz zastrzeżenie
Wiele firm często zmienia zasady. Czasami dzieje się tak, ponieważ te zasady nie są już skuteczne, a czasem dlatego, że kierownictwo zdecydowało się zmienić określoną politykę. Niezależnie od tego, jakie mogą być przyczyny, ważne jest, aby upewnić się, że w instrukcji dla pracownika znajduje się oświadczenie, że zasady i wytyczne mogą ulec zmianie. Za każdym razem, gdy wprowadzane są nowe zasady, upewnij się, że przekazujesz je pracownikom, aby wszyscy byli świadomi nowych zasad.
3. Unikaj żargonu
Używanie legalnego żargonu może być kuszące, ale tak naprawdę nie ma takiej potrzeby. Pamiętaj, że ten rodzaj języka wprowadza bariery i tworzy bardziej poważne i chłodne środowisko pracy. Lepiej jest użyć przyjaznej nuty, ponieważ pomaga ona personelowi czuć się bardziej swobodnie.
4. Skonsultuj się ze związkami zawodowymi i doradcami
Ponieważ prawa pracownicze są delikatną kwestią, jeśli uznajesz związek zawodowy lub masz przedstawicieli pracowników, musisz skonsultować się z nimi przed rozpoczęciem opracowywania podręcznika pracownika lub przed wprowadzeniem jakichkolwiek istotnych zmian lub aktualizacji.
5. Upewnij się, że Podręcznik odzwierciedla markę pracodawcy
Branding pracodawców jest kluczowym graczem w zdobywaniu i utrzymywaniu talentów i dlatego musi być odzwierciedlony we wszystkich politykach i wytycznych organizacji. Może wydawać się kuszące, aby po prostu wydać instrukcję zawierającą wszystko, co pracownik powinien robić, a czego nie robić, ale jeśli próbujesz oznaczyć organizację jako firmę „wszystkie opinie mają znaczenie”, to instrukcja musi odzwierciedlać to podejście.
Przykłady podręcznika pracownika
Wiele firm postrzega ten podręcznik jako otwarty kanał komunikacji między kierownictwem a personelem, i wykorzystują go w pełni, proponując unikalne metody. Niektóre z najlepszych przykładów podręczników dla pracowników zawierają podręczniki, które są inspirujące i interesujące, a jednocześnie promują ducha firmy.
Spójrz na te przykłady:
- Valve: Podręcznik Valve zaczyna się od frazy „Nieustraszona przygoda polegająca na tym, aby wiedzieć, co robić, gdy nikt nie mówi ci, co robić”, co nadaje ton pozostałej części instrukcji. Treści zawierają rozdziały sformatowane jako pytania pracowników, dzięki czemu instrukcja jest interesująca i łatwa w nawigacji.
- Netflix: kiedy Netflix postanowił udostępnić światu swój podręcznik dla pracowników / pokaz slajdów, stał się wirusowy. Głównie dlatego, że zamieniło firmę w miejsce, w którym wszyscy chcieli pracować - a z naciskiem na wartości firmy, takie jak wolność i elastyczność, kto by tego nie zrobił?
- Nordstrom: Od lat toczy się debata, czy niesławny jednostronicowy podręcznik dla pracowników Nordstrom jest prawdziwy, czy nie. Niezależnie od tego, czy jest ono kompletne, czy nie, oczywiste jest, że rewolucyjne podejście Nordstorm do zadowolenia klientów przekłada się również na podejście ich pracowników.
Szablony podręcznika pracownika
Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś instrukcji dla pracowników lub potrzebujesz jedynie pomocy przy opracowywaniu różnych części instrukcji, możesz rzucić okiem na poniższe szablony. Pamiętaj, że przy tworzeniu instrukcji dla personelu nie powinno się kopiować ani wklejać, ponieważ może to narazić organizację na zarzuty prawne. Możesz jednak użyć poniższych szablonów jako wskazówek.
- Modelowy podręcznik dla małych firm
- Zatrudnianie ludzi: Podręcznik dla małych firm
- Przykładowy podręcznik pracownika
Podręcznik pracownika powinien zawsze stanowić wyraz wartości firmy. Zapewnienie, że promuje pozytywną kulturę organizacyjną i chroni firmę przed roszczeniami prawnymi, może pomóc w ustaleniu obecności organizacji.
Co powiedziałbyś, że jest najtrudniejszy w tworzeniu podręcznika dla pracowników? Daj mi znać w sekcji komentarzy poniżej!
