Aby zespoły działały skutecznie, ważne jest, aby opracować odpowiednie środowisko do działania, a także zapewnić odpowiednie narzędzia i zasoby. Aby pomóc w wyjaśnieniu i zdefiniowaniu, jakie to powinno być środowisko, opracowaliśmy kilka najważniejszych kwestii, które należy wziąć pod uwagę, starając się wspierać współpracę w zespole, w tym wskazówki dotyczące przywództwa, kultury i zaangażowania.
Więc następnym razem, gdy będziesz musiał zbliżyć ludzi do siebie i sprawić, by zapewniali wyniki, o tym powinieneś pamiętać.
1. Wykorzystaj technologię
W szybko rozwijającym się miejscu pracy możliwości technologiczne stanowią coraz większe wyzwanie dla tradycyjnych norm biurowych; jednym z takich przypadków jest to, w jaki sposób członkowie zespołu mogą być na bieżąco z tym, gdzie aktualnie znajdują się na osi czasu projektu.
Wcześniej mogło to wymagać spotkania zespołu, ale ponieważ zespoły projektowe są fizycznie rozproszone, nie jest to już tak praktyczne; na przykład nierealne jest oczekiwanie, że Jane, grafik, będzie latać do biura w Nowym Jorku w każdy piątek rano przez następne dwa miesiące, aby zademonstrować swoje najnowsze projekty.
Dlatego ważne jest inwestowanie w skuteczne narzędzia współpracy. Dzięki właściwemu wykorzystaniu internetowego obszaru roboczego, takiego jak odpowiednia platforma lub aplikacja w chmurze, Jane może zamiast tego przesłać dokument w czasie rzeczywistym do centralnej witryny lub lokalizacji i szybko uzyskać informacje zwrotne, umożliwiając bardziej płynny i wydajny sposób pracy. Zapobiega to także marnowaniu godzin w dusznej sali konferencyjnej, którą lepiej spędzić przed ekranem komputera.
Oczywiście nie jest to rozwiązanie całościowe; czasem lepiej jest przeprowadzić burzę mózgów osobiście, a także wziąć pod uwagę kwestie bezpieczeństwa, takie jak uprawnienia do plików i przesyłanie danych. Ale w wielkim schemacie rzeczy prawidłowe użycie narzędzi technologicznych może mieć ogromny wpływ na współpracę, tworząc proste i skuteczne sposoby na ciągłą synchronizację.
2. Upewnij się, że komunikacja jest uniwersalna
Komunikacja jest podstawowym składnikiem pracy zespołowej i bez niej każdy projekt jest skazany na porażkę. Nie oznacza to jednak wysyłania wielu wiadomości e-mail lub nalegania na codzienne połączenia konferencyjne; komunikacja dotyczy zarówno tego, kto mówi co, jak i częstotliwości .
Na przykład, jeśli jeden głos jest stale słyszany nad innymi lub niektórzy członkowie nie podnoszą swojej wagi pod względem pomysłów i wkładu, to jest mało prawdopodobne, że Twój zespół maksymalizuje swój pełny potencjał. Dlatego tak ważne jest, aby każdy członek zespołu był częścią rozmowy i aby, niezależnie od jego roli i „rangi” w hierarchii, byli słuchani. W końcu jedną z największych korzyści ze współpracy jest to, że od razu dostępna jest szeroka wiedza specjalistyczna i punkty widzenia, więc po co je marnować?
Stale zachęcaj ludzi do wypowiadania się i promowania środowiska, w którym czują się swobodnie; w przeciwnym razie nie jest to współpraca, ale po prostu niewielki procent grupy mówiący wszystkim, co ma robić.
3. Utwórz odpowiedzialność
Mając to na uwadze, nadal ważne jest, aby wszyscy w zespole wiedzieli, gdzie stoją; w każdym środowisku współpraca jest skuteczna tylko wtedy, gdy każdy członek zna swoją rolę. Przypisanie określonych zadań niektórym osobom oznacza, że praca się nie powtarza, nie marnuje się czasu i istnieje odpowiedzialność za każdą część projektu - i to powinno być priorytetem dla kierowników projektów.
W podobny sposób konieczne jest również wyznaczanie celów; W końcu, aby osiągnąć postęp, postęp musi być mierzalny. Pomaga to również w współpracy, ponieważ gdy wszyscy wiedzą, w jakim kierunku powinni podążać, nie brakuje jasności ani zwlekania; istnieje wyraźny cel, co należy zrobić.
Pamiętaj: chociaż może to wydawać się sprzeczne z produktywnością, uważne obserwowanie działań zespołu i odpowiednie przydzielanie zadań może mieć wręcz odwrotny skutek. Kiedy ludzie wiedzą, jaki jest cel końcowy, łatwiej jest współpracować, aby go osiągnąć.
4. Zaangażuj swoich pracowników
Współpraca działa najlepiej, gdy członkowie zespołu są pasjonatami projektu i chcą zaangażować swoją kreatywną energię. W końcu pracownicy niezaangażowani, którym brakuje jakiegokolwiek entuzjazmu lub popędu, raczej nie wnoszą dużego wkładu.
Dlatego zaangażowanie pracowników jest tak ważne. Chociaż jest ogólnie postrzegany jako element szerszej strategii zarządzania i HR, jego efekt w kontekście zespołu projektowego jest bardziej natychmiastowy; w wielu przypadkach może to doprowadzić do sukcesu projektu.
Oczywiście, jeśli pracujesz z ciekawym klientem, łatwiej jest osiągnąć harmonię. Ale jeśli jest to trudna sprzedaż pod względem zakresu, osi czasu lub innego szkodliwego czynnika, może być konieczne wykazanie się kreatywnością. Tutaj najbardziej potrzebne są twoje umiejętności przywódcze; motywowanie ludzi jest często tym, co odróżnia dobrego kierownika projektu od przeciętnego.
5. Upewnij się, że statek jest sterowany
Wymiana informacji, pomysłów i opinii jest rzeczywiście oznaką zdrowej współpracy zespołu. Ale jeśli chodzi o projekt, który wyznaczył sobie cele, musi też istnieć postać u steru, która podejmuje decyzje w przypadku sprzeczności opinii lub konkurowania pomysłów; w przeciwnym razie ludzie po prostu staną sobie na palcach.
Może to być trudne zadanie, ponieważ nie tylko musisz wybrać najlepszy kierunek działania, ale także zrównoważyć ludzki element. Jeśli członek X popiera swój własny pomysł, ale zdecydujesz się zastosować sugestię członka Y, to jak wpłynie to na relacje w przyszłości? Chociaż nie powinno to stanowić problemu w profesjonalnym zespole, ludzie zawsze będą reagować inaczej na niektóre scenariusze.
Należy jednak pamiętać, że współpraca nie ma sensu, jeśli nie posuwa się naprzód. Na przykład debata na temat najlepszego sposobu postępowania może stać się trzęsawiskiem, jeśli nie ma tam nikogo, kto mógłby wytyczyć granicę. Dopóki wyjaśnisz ludziom, dlaczego ich pomysł nie jest wykonalny, a ty pozostaniesz otwarty i zachęcający, nie powinno to powodować problemów i nie powinno też tłumić ducha współpracy.
6. Bądź różnorodny
Umieszczenie sześciu osób w pokoju, które myślą dokładnie w ten sam sposób, i poproszenie ich o znalezienie rozwiązania problemu, może dać szybką i skuteczną odpowiedź - ale to niekoniecznie oznacza, że może być najlepszy. Dlatego wybierając zespół, powinieneś spróbować skorzystać z jak największej liczby różnych dziedzin wiedzy specjalistycznej i wiedzy.
Im więcej perspektyw możesz czerpać, tym bardziej innowacyjne i wnikliwe będą rozwiązania. Po prostu stworzenie komory echa dla tych samych pomysłów i sposobu myślenia jest przeciwieństwem kreatywności. Czerp więc z ludzi o różnych nastawieniach, pochodzeniu i doświadczeniach, i daj im platformę, na której każdy może zastosować swoje myśli w jednakowy i skuteczny sposób.
Współpraca w zespole jest niezwykle ważna. Wspiera innowacje, zwiększa wydajność i promuje rozliczalność, które są kluczowymi czynnikami sukcesu organizacji. Tworzenie środowiska, w którym może się dobrze rozwijać, wymaga jednak planowania, świadomości i silnego przywództwa.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pokazuje, gdzie należy skupić uwagę i energię, umożliwiając zespołowi czerpanie korzyści.
Czy masz jeszcze jakieś wskazówki, jak poprawić współpracę w zespole? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!
