Daj wystarczające powiadomienie
Według University of California możesz upomnieć przestępcę, przekazując mu notatkę jako powiadomienie, że jego wyniki nie spełniają niektórych oczekiwanych elementów. Możesz udzielić tej nagany, jeśli pracownik nie wykaże zmiany po nieformalnym szkoleniu nadzorczym, aby pomóc mu poprawić wymagane wyniki. Powiadomienie może później służyć jako dokumentacja niezbędna do zwolnienia pracownika, jeśli nie utrzyma on zatrudnienia po wyczerpaniu wszystkich kroków prawnych.
Określ kierunek działania
Odwołaj się do notatki jako notatki dyscyplinarnej, aby później uniknąć problemów prawnych ze związkami zawodowymi. Wyraźnie podaj przyczynę napisania notatki. Pamiętaj, aby dołączyć uwagi pracownika do notatki, ale unikaj koncentrowania się na jego odpowiedzi. Zamiast tego skoncentruj się na przekształceniu polityki lub procedury w notatce. Podając, czego oczekujesz od swojego pracownika, unikasz działań dyscyplinarnych, jeśli pracownik przestrzega zasad. W wielu sytuacjach niezgodne z prawem byłoby dyscyplinowanie bez przestrzegania innych procedur lub kanałów.
Zachowaj prywatność
Traktuj notatki jako sprawy osobiste i poufne. Upewnij się, że przekazujesz je tylko zaangażowanemu pracownikowi. Jeśli to możliwe, należy również dostarczyć kopię jego przedstawicielom związkowym i zachować kolejną kopię w aktach personalnych pracownika do wykorzystania w przyszłości. Należy jednak skontaktować się ze stewardami związkowymi operacji, aby zachować dowód takich rozmów lub spotkań. Mogą poprosić o przepis prawny, który umożliwi klientowi zszywanie pisemnej odpowiedzi na notatkę przed jej złożeniem.
Używaj znaczących sformułowań
W swojej komunikacji używaj mocnych sformułowań, które odnoszą się do nagany lub formalnego pisemnego zawiadomienia. Określ, czy zarzucasz pracownikowi niekompetencję, niesubordynację, niewłaściwe postępowanie lub zaniedbanie obowiązków. Są to wszystkie poważne zwroty, których możesz użyć podczas oficjalnego postępowania dyscyplinarnego, jeśli odwołanie pracownika zostanie później zakwestionowane. Jeśli twoja notatka zawiera wiele eufemizmów, być może będziesz musiał przekonać komisję dyscyplinarną, że przestępstwo popełnione przez pracownika uzasadnia zwolnienie. Powinieneś podać błąd bez mielenia słów. Możesz wskazać, że określone działanie zostanie podjęte, jeśli pracownik nie zastosuje się do zasad lub uzgodnionego sposobu postępowania.
Napisanie notatki eliminuje ryzyko powództwa cywilnego i stanowi przypomnienie dla obu stron o uzgodnionych kwestiach. W porównaniu z ustnymi naganami notatki mogą być przydatne tam, gdzie wymagany jest dowód. Są również bardziej formalne i stanowią standardowy tryb komunikacji w środowisku biurowym.
