Filary skutecznej komunikacji
W ostatnim raporcie Forbesa kierownicy projektów muszą posiadać umiejętności zarówno w zakresie komunikacji werbalnej, jak i niewerbalnej. W szczególności powinni być w stanie skutecznie komunikować się za pośrednictwem połączeń telefonicznych, wiadomości błyskawicznych, narzędzi do współpracy przy projektach, takich jak Slack, czat internetowy, poczta e-mail, wideokonferencje, a także osobiście. Jest to ważne z kilku powodów, ponieważ, według dr Johna Lunda, eksperta i badacza komunikacji interpersonalnej, ponad 55 procent interpretacji wiadomości opiera się na mowie ciała i mimice twarzy. Inne aspekty wpływające na komunikację to ton głosu (37 procent) i użyte słowa (8 procent). Jednocześnie kierownik projektu musi zachować właściwą równowagę komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, szczególnie w przypadkach, gdy właścicielem projektu jest klient. Kierownicy projektów powinni również unikać komunikacji w locie, chyba że jest to konieczne, ponieważ powoduje to niepewność wśród członków projektu. Co więcej, może to spowodować, że członkowie projektu przestawią się z głównych zadań na funkcje, które mogłyby być obsługiwane bardziej efektywnie przez osoby niebędące projektami.
Plan komunikacji
Aby uniknąć problemów omówionych powyżej, zarządzanie projektem powinno opierać się na wcześniej zaplanowanej strategii komunikacji. Strategia ta powinna obejmować pętlę sprzężenia zwrotnego, a także jasno określać właściwe kanały komunikacji, obowiązki, role i hierarchię. Właściwie ustrukturyzowane ramy komunikacji zapobiegną wąskim gardłom projektu spowodowanym niespójnością komunikacji.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak komunikacja odgrywa kluczową rolę w wynikach zarządzania projektami, zapoznaj się z infografiką stworzoną przez program Online Masters in Project Management Uniwersytetu Brandeis.
