Niezależnie od tego, czy jesteś rozczarowany, czy odczuwasz ulgę, musisz ostrożnie stąpać po rezygnacji członka personelu. Musisz postępować zgodnie z odpowiednimi procedurami i sprawić, aby przejście było możliwie jak najbardziej płynne dla twojego zespołu, twojego przyszłego byłego pracownika i ciebie.
Poniższe wskazówki i lista kontrolna pomogą Ci poradzić sobie z odejściem pracownika w sposób profesjonalny.
1. Nie bierz tego osobiście
Trudno nie brać tego osobiście, kiedy zbudowałeś silną więź z członkiem zespołu i doceniasz jego etykę pracy i opinię, ale ważne jest, aby pamiętać, że nie chodzi o ciebie, ale o rozwój kariery. Z drugiej strony mogło to być bardzo dobre z powodu konfliktu z innym pracownikiem. W każdym razie dowiesz się w wywiadzie wyjściowym, więc nie zamieniaj już irytującej sytuacji w katastrofalną. Pogratuluj pracownikowi i życz mu sukcesów na nowym stanowisku.
2. Rozważ złożenie kontroferty
To, czy powinieneś złożyć kontrofertę, czy nie, sprowadza się do tego, „jak ważna jest dla ciebie ta osoba i ile zakłóceń spowoduje jej nieobecność” - mówi Anat Lechner, profesor kliniczny zarządzania i organizacji w NYU Stern . Jeśli wyjeżdżają na podobną pracę, która oferuje wyższe wynagrodzenie, warto dopasować tę ofertę i zatrzymać ją w firmie. Będziesz musiał ostrożnie stąpać i ocenić, czy naprawdę warto kontynuować pracę, czy nie - jeśli są ogólnie pozytywni, ale czują się niedoceniani, kontroferty mogą być mądre. Jeśli jednak dowiedziałeś się przez winorośl, że są zdemotywowani i znudzeni w pracy, może być korzystne, aby pozwolić im przejść dalej, jeśli nie jesteś w stanie zaoferować im awansu.
3. Pobierz w piśmie
Pierwszym krokiem rezygnacji pracownika jest zazwyczaj osobiście; będziesz musiał upewnić się, że masz to na piśmie i niezwłocznie powiadomić dział HR. Upewnij się, że list jest podpisany, a data jego wyjazdu jest zgodna z okresem wypowiedzenia. Jeśli pracownik naruszy umowę i nie dotrzyma pełnego okresu wypowiedzenia, wpłynie to na jego ostateczne wynagrodzenie. Jeśli złamią umowę, możesz odmówić udzielenia referencji, jeśli zostaniesz o to poproszony w przyszłości.
4. Zdecyduj, czy chcesz, aby pracowali przez cały okres wypowiedzenia
Kontynuując od poprzedniego punktu, możesz zdecydować, czy chcesz, aby Twój pracownik przepracował pełny okres wypowiedzenia, czy też jesteś otwarty na zawarcie umowy i zwolnienie ich wcześniej. Może się okazać, że bardziej opłacalne jest płacenie zamiast całości lub części okresu wypowiedzenia, jeśli nie chcesz, aby pracownik miał dostęp do poufnych informacji i jeśli jest to bardziej korzystne dla firmy i działu. Z drugiej strony, jeśli pracownik jest wartościowy, możesz dojść do porozumienia o przedłużonym okresie wypowiedzenia (jeśli oczywiście się zgodzi), aby zapewnić płynne przejście.
5. Zgadzam się na warunki ogłoszenia
Najprawdopodobniej najbliżsi współpracownicy pracownika już wiedzą o swoim odejściu, ale ważne jest, aby uzgodnić, w jaki sposób ogłoszenie zostanie przekazane reszcie zespołu. Czy powinieneś zebrać swój dział razem na szybkie spotkanie, wysłać e-mail dookoła lub pozwolić swojemu pracownikowi na komunikowanie się osobiście? W zależności od przyczyny ich odejścia mogą oni czuć się bardziej komfortowo dzięki upublicznieniu wiadomości.
6. Wymyśl plan przejścia
Najważniejszym krokiem, jaki musisz zrobić, gdy pracownik odchodzi, jest opracowanie planu przejścia. Musisz upewnić się, że kończą wszystkie swoje projekty, powiadomić kluczowych klientów o ich odejściu i zapewnić odpowiednie przekazanie ich zastępcy (jeśli przybędą przed wyjazdem lub jeśli rekrutacja została przeprowadzona wewnętrznie). Najlepiej byłoby, gdyby pracownik opracował własną listę kontrolną i plan działania na ostatnie 2-4 tygodnie i przejrzał ją, aby upewnić się, że wszystkie punkty widzenia są uwzględnione.
Posiadanie listy ostatecznych czynności do wykonania sprawi, że Twój pracownik będzie zmotywowany i zachęcony podczas ostatnich tygodni pracy i zapewni, że wszystkie luźne końce zostaną związane przed pokrojeniem ciasta na pożegnanie. Mądrze będzie śledzić ich postępy w tym okresie i upewnić się, że są na dobrej drodze w ostatnim tygodniu.
7. Oceń swoją wiedzę
Zanim pracownik wyjdzie za drzwi, musisz upewnić się, że nie zabiera ze sobą istotnych informacji, zwłaszcza danych i procesów, których nie zna żaden inny pracownik. Nie oznacza to sprawdzania w torbie kopii kontaktów lub raportów finansowych, ale raczej zastanawianie się, jakie unikalne umiejętności posiada, którymi można się dzielić z kolegami. Jeśli nie ocenisz ich wiedzy i nie zmusisz ich do przekazania jej innym członkom zespołu, wyjdzie z nimi prosto za drzwi i nie będziesz w stanie jej odzyskać - w końcu targowanie się jest nieprofesjonalne byłego pracownika w celach informacyjnych po odejściu z firmy.
8. Zacznij szukać zamiennika
Jeśli desperacko potrzebujesz tej pozycji, musisz natychmiast zacząć szukać zastępcy. Może być łatwiej rekrutować wewnętrznie, aby ta konkretna rola została wypełniona, ale nadal musisz reklamować pracę również na zewnątrz.
Nie należy jednak po prostu publikować specyfikacji pracy, która była używana do zatrudnienia odchodzącego pracownika; ponownie ocenić stanowisko i uwzględnić wszelkie inne obowiązki, które podjął członek personelu. Ważne jest również, aby nie zatrudniać nikogo, ponieważ jesteś zdesperowany i dlatego powinieneś rozważyć przekazanie dodatkowych zadań wszystkim członkom zespołu, dopóki nie pojawi się idealny kandydat.
9. Trzymaj się legalności
W przypadku rezygnacji ważne jest, aby przestrzegać prawa pracy - ostateczne wynagrodzenie jest zwykle należne do następnego dnia roboczego. W zależności od zasad obowiązujących w Twojej firmie powinieneś doradzać pracownikowi w sprawie świadczeń, programów emerytalnych, wynagrodzenia urlopowego i opieki zdrowotnej. Sprawdź lokalne prawo, aby zapewnić zgodność i prowadź zapis, kiedy podałeś pracownikowi ostatnią wypłatę, a także prześlij mu ostateczny odcinek wypłaty pocztą lub e-mailem.
10. Przeprowadź wywiad wyjściowy
Rozmowy wyjściowe są często pomijane, gdy pracownicy odchodzą z firmy, ale są kluczowe, jeśli chcesz dowiedzieć się dokładnie, dlaczego odchodzą. Ta dyskusja powinna być prowadzona przez osobę trzecią, a najlepiej osobę z działu HR - w ten sposób będą mogli dowiedzieć się, jakie są problemy z firmą i co możesz zrobić, aby poprawić kulturę dla innych pracowników. W przypadku, gdy masz kłopotliwego pracownika, możesz poprosić innego współpracownika, aby usiadł na spotkaniu i był świadkiem zarówno dla pracownika, jak i dla ciebie.
11. Uzyskaj własność firmy
Pamiętaj, aby uzyskać jakąkolwiek własność firmy przed pracownikami ostatniego dnia - dotyczy to między innymi mundurów, odznak, kluczy, kart i telefonów lub innej elektroniki. Wyłącz wszelkie kody budowlane i dostęp do wszelkich poufnych danych, w tym ich kont e-mail.
12. Umów się na prezent pożegnalny lub imprezę
Ważne jest, aby zebrać swój zespół ostatniego dnia i zaoferować pracownikowi pożegnalny prezent, aby podziękować mu za wysiłki i czas spędzony w firmie oraz życzyć powodzenia na następnym stanowisku. Możesz również zamówić ciasto i napoje, jeśli pracownik nie umówił się jeszcze poza godzinami pracy. „Niepotwierdzenie odejścia pracownika i jego wkładu stanowi złą wiadomość dla Twojego zespołu” - mówi Lechner.
13. Część na dobrych warunkach
Osoba odchodząca może stać się twoim bezpośrednim konkurentem lub nawet klientem. W każdym razie ważne jest, aby rozstać się na dobrych warunkach. Jeśli nawiązałeś dobre relacje z tym członkiem personelu, postaraj się pozostać w kontakcie; mogą w przyszłości znów z tobą współpracować, jeśli ich nowe przygody nie powiedzie się tak, jak się spodziewali.
Może być naprawdę przytłaczające i stresujące, gdy pracownik rzuci na ciebie rezygnację, szczególnie w najbardziej obciążonym okresie. Aby pomóc Ci przetrwać burzę i zachować wszystko pod kontrolą, pozostając na szczycie ich przekazania, opracowaliśmy tę listę kontrolną do pobrania.
Utrata ważnego członka zespołu jest trudna, ale jako szef musisz mieć umiejętności i wiedzę, aby sobie z tym poradzić. Najlepiej mieć plan działania na wypadek tych niepowodzeń, abyś mógł z łatwością przejść dalej i nadal prowadzić silny zespół.
Czy miałeś kiedyś do czynienia z nieoczekiwanie rezygnującym pracownikiem? Jak sobie z tym poradziłeś? Daj nam znać swoje doświadczenia w sekcji komentarzy poniżej…
