Prawda jest taka, że nie jest trudno rozwinąć tę umiejętność zbywalną, a kiedy ją opanujesz, będziesz w stanie przetrwać nawet najtrudniejsze czasy i stać się bardziej wydajnym w tym procesie.
Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić kilka drobnych poprawek do swojego normalnego harmonogramu, a my wymieniliśmy kroki, które musisz wykonać, aby osiągnąć cel, jakim jest lepsza organizacja.
1. Zrób plan
Bez odpowiedniego planowania pewne szczegóły prawdopodobnie wpadną przez pęknięcia. Niezależnie od tego, nad czym pracujesz, ważne jest, aby poświęcić czas na zastanowienie się, jakie narzędzia i zasoby są potrzebne, ile czasu potrzeba na wykonanie zadania i jaką właściwą strategię zastosować.
Dotyczy to również twoich celów zawodowych. Załóżmy na przykład, że chcesz uzyskać promocję do końca roku. Aby tak się stało, musisz udowodnić, dlaczego na to zasłużyłeś i że posiadasz wszystkie niezbędne umiejętności zawodowe - więc wyznaczysz sobie pewne możliwe do osiągnięcia cele, które pozwolą ci pracować i utrzymywać motywację przez cały rok.
2. Utwórz listę rzeczy do zrobienia
Stwórz nową listę rzeczy do zrobienia na co dzień, zawierającą wszystkie rzeczy, które musisz zrobić w ciągu dnia (nawet jeśli jest to coś tak prostego, jak składanie zamówień lub zakupy spożywcze). W ten sposób niczego nie zapomnisz, a ty również poczujesz się bardziej produktywny, kiedy odznaczasz wykonane zadania.
Aby przejść do następnego poziomu, nadaj priorytet pozycjom na liście od wysokiego do niskiego priorytetu. Możesz to zrobić, kodując kolorami lub numerując przedmioty, abyś wiedział, które z nich wykonać jako pierwsze. W związku z tym czasami łatwiej jest przygotować listę pod koniec dnia na następny dzień - w ten sposób po przebudzeniu możesz przejść do pracy.
3. Rób notatki na spotkaniach
Jeśli znajdziesz się na innym nudnym spotkaniu roboczym, możesz pomyśleć, że nie musisz robić notatek i że po prostu zapamiętasz wszystko, co zostało omówione. Ale bądźmy szczerzy: jak tylko wyjdziesz z pokoju, natychmiast zapominasz, od czego miał się zacząć cały punkt spotkania.
Robienie notatek pomoże ci na dłuższą metę, zwłaszcza gdy szef doradza ci, jak wykonać konkretny projekt. W ten sposób nie będziesz musiał niepokoić ich pytaniami (które prawdopodobnie zostały już omówione na spotkaniu) i skutecznie będziesz w stanie wykazać, jak jesteś zorganizowany i proaktywny.
4. Użyj Dziennika
Roczny pamiętnik lub kalendarz może naprawdę pomóc ci zebrać myśli i zorganizować się. Skorzystaj z niego, aby zaplanować spotkania, zrobić cotygodniowe menu żywności i zapisać wszystkie swoje zadania, a także przydzielić czas na każde wydarzenie, aby zapewnić sobie jak najlepszy dzień. To powiedziawszy, najprawdopodobniej twój dzień nie pójdzie dokładnie tak, jak zaplanowano (na przykład może nadejść zmiana w ostatniej chwili, która będzie wymagać twojej pilnej uwagi), więc daj trochę czasu na sytuacje kryzysowe.
5. Oczyść swój mózg
Nie jest tajemnicą, że stres w miejscu pracy powstrzyma cię przed wykonywaniem pracy. Skończysz tylko niepotrzebnie marnowaniem czasu na martwienie się o rzeczy. Dlatego tak ważne jest, aby oczyścić swój mózg i podjąć jedno zadanie na raz - i nie próbować wykonywać wielu zadań jednocześnie i osiągać zbyt wiele.
Możesz także spróbować medytować rano, aby pozbyć się stresu i negatywnych myśli. W rzeczywistości ostatnie badanie dotyczące wpływu uważności i stresu w miejscu pracy wykazało, że po siedmiu tygodniach medytacji uczestnicy wykazali zwiększony wzrost świadomości.
6. Inwestuj w foldery pamięci
To zadziwiające, jak wpływ kilku artykułów papierniczych może mieć na twoją psychikę i ogólną organizację. Niezależnie od tego, czy chodzi o dom, salę lekcyjną czy biuro, inwestowanie w pojemniki, foldery i tace do oddzielania swoich rzeczy sprawi, że od razu poczujesz się lepiej.
7. Oznacz swoje dokumenty
Po co mieć nowe i błyszczące pliki, jeśli nie wiesz, co w nich jest? Aby naprawdę czerpać korzyści z nowo zorganizowanego biurka lub szaf, użyj etykiet, aby zidentyfikować zawartość każdego z pojemników. W ten sposób zaoszczędzisz czas na przesiewaniu stosów złomu lub pudełek z ubraniami w celu znalezienia potrzebnych przedmiotów.
8. Przygotuj stos „Do zrobienia” i „Gotowe”
Jeśli masz do czynienia z wieloma różnymi zadaniami jednocześnie, utrzymanie dwóch osobnych tac (jednej dla zadań, które należy wykonać, a drugiej dla zadań, które zostały już wykonane) może okazać się niezwykle przydatne. Możesz nawet rozdzielić zadania w zasobniku „do zrobienia” za pomocą prześwitujących arkuszy, abyś wiedział, ile pozostało do wykonania.
9. Stwórz swój własny system archiwizacji
Dobry osobisty system archiwizacji jest niezbędny dla każdego profesjonalisty. Na przykład możesz tworzyć pliki z podfolderami i oddzielać dokumenty według kategorii: faktury, rachunki, notatki lekarskie, umowy, projekty itp. W zależności od stylu życia będziesz mieć swoją preferowaną metodę, czy to w formie papierowej, czy według za pomocą urządzeń elektronicznych.
10. Zorganizuj swój pulpit
Jeśli jesteś winny nieuporządkowanego pulpitu, nadszedł czas na sortowanie. Rozpocznij przeciąganie luźnych dokumentów do podzielonych na kategorie folderów. Możesz nawet ustawić system na wspólnym serwerze. Na przykład, jeśli istnieje instrukcja, którą podążają wszyscy twoi koledzy lub koledzy z klasy, ale pliki są zapisywane w dowolnym miejscu, możesz uporządkować je w jednym zgrabnym folderze, który każdy może łatwo zlokalizować.
11. Wyrzuć niepotrzebne przedmioty
Wszyscy jesteśmy winni gromadzenia przedmiotów, których nie potrzebujemy, czy to pusta butelka dezodorantu na końcu naszego losowania, czy wydruki sprzed dwóch lat.
Czas pozbyć się niepotrzebnych śmieci i mieć czystsze miejsce do pracy lub do domu. Przydziel sobie pół godziny pod koniec dnia w każdy piątek, aby wyrzucić niepotrzebne przedmioty i zorganizować się, abyś był gotowy, aby zacząć od nowa, zanim nadejdzie poniedziałek.
12. Użyj narzędzi technicznych
W dzisiejszej erze cyfrowej istnieją tysiące aplikacji zaprojektowanych, aby pomóc nam pozostać skupionym i zorganizowanym. Jeśli wolisz korzystać z urządzeń technologicznych, możesz skorzystać z kilku aplikacji, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze. Niektóre świetne rekomendacje to Evernote do twoich list rzeczy do zrobienia, Beep Me do ustawiania przypomnień (tylko iOS), TripIt do ustalania podróży i Last Time do śledzenia wszystkich twoich zadań.
13. Zarządzaj swoim czasem
Zdolność skutecznego zarządzania czasem jest jedną z najbardziej przydatnych umiejętności, jakie możesz mieć w życiu. Jeśli poświęcisz sobie trochę czasu na wykonanie jednego ze swoich obowiązków, będziesz w stanie odciąć niepotrzebne godziny wolnego dnia.
Zamiast więc narzekać na „brak wystarczającej liczby godzin w ciągu dnia”, możesz teraz mądrze korzystać z tych godzin, zapewniając, że wykonasz, jeśli nie wszystko, większość tego, co postanowiłeś zrobić.
14. Bądź wczesnym ptakiem
Najprawdopodobniej osiągniesz więcej w ciągu dnia, jeśli obudzisz się wcześnie. Zamiast więc wstawać z łóżka o 8:30, kiedy musisz być w biurze lub klasie o 9 rano, dlaczego nie wstać trochę wcześniej? Będziesz mógł zjeść dobre śniadanie, a może nawet wcisnąć szybki trening. To nie tylko zapewni, że będziesz rozbudzony i pełen energii, ale także przygotuje cię na nadchodzący dzień.
15. Naucz się delegować
Zdolność do delegowania zadań jest nabytą umiejętnością, której brakuje wielu profesjonalistom. Powinieneś określić, jakie umiejętności mają współcześni i jak można je wykorzystać, aby osiągnąć najlepsze wyniki dla całego zespołu. Pamiętaj: chociaż możesz zrobić wszystko sam, nie będzie to produktywne. Ktoś z twojego zespołu może być lepiej doświadczony w wykonywaniu niektórych zadań, co pozwala skupić się na innych ważnych sprawach.
Jakie są twoje ulubione porady i wskazówki dotyczące organizowania się? Dołącz do poniższej rozmowy, aby poinformować nas…
