Być może nie zdawałeś sobie sprawy z tego, jak bardzo zwlekanie wpływa na nasze codzienne życie. Badanie 2015 wykazało, że Brytyjczycy spędzają cztery godziny dziennie na odkładaniu zadań, które należy wykonać.
Ta tendencja do odkładania na jutro tego, co moglibyśmy zrobić dzisiaj, podąża za nami od domu do pracy, ograniczając naszą produktywność i potencjał awansu. Brak motywacji i zbliżające się terminy powodują również stres w pracy i możemy nienawidzić tego, co kiedyś uważaliśmy za naszą wymarzoną pracę.
Jak więc pokonać ten poważny problem, który marnuje tyle czasu i nie pozwala nam odnieść sukcesu? Będzie to wymagało pewnych sztuczek umysłowych, przygotowania, a nawet odrobiny przekupstwa, ale oto 10 sposobów, by przestać zwlekać z pracą.
1. Zaplanuj swój tydzień roboczy z wyprzedzeniem
Wyznaczanie zadań na nadchodzący tydzień to doskonały sposób na zwiększenie wydajności pracy, ale jest szczególnie pomocny, jeśli często przytłacza Cię ilość pracy i nie wiesz, jak zacząć. Nie wiadomo, które zadanie najpierw rozwiązać, prowadzi do niezdecydowania i zwlekania, a tymczasem Twoja skrzynka odbiorcza zapełnia się jeszcze bardziej.
Poświęć trochę czasu w poniedziałek rano lub nawet w niedzielę wieczorem w domu, aby ocenić nadchodzące projekty i regularne obowiązki, które wykonujesz każdego tygodnia. Oszacuj, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania, które z nich są bardziej wrażliwe na czas i który raport wymaga informacji od szefa, który nie przyjdzie do środy. Staraj się rozłożyć zadania równomiernie na cały tydzień. Porządkuj za pomocą aplikacji kalendarza lub zanotuj swój planowany harmonogram w swoim codziennym terminarzu.
Teraz, gdy każdego ranka siedzisz przy biurku, masz już wykonalną listę spraw do załatwienia. Zmniejsza to stres i pomaga od razu zacząć.
2. Deleguj
Czasami podczas planowania zdasz sobie sprawę, że naprawdę jest zbyt wiele pracy dla jednej osoby. Zwlekający są często perfekcjonistami, a to czasami oznacza wzięcie na siebie zbyt wielu obowiązków, ponieważ uważasz, że nikt inny nie może poprawnie wykonać tej pracy. Ciągle rosnące obciążenie wywołuje te przytłoczone uczucia, prowadząc do większej zwlekania i konieczności poświęcania dodatkowych godzin, aby wszystko załatwić.
Tydzień nadgodzin wypełniony stresem zaburza równowagę między pracą a życiem prywatnym i może rozpętać błędne koło zwlekania i przepracowania. Naucz się pozwalać, aby niektóre zadania trafiały do stażystów, pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, a nawet do kolegi, który nie podnosił ciężaru. Zaakceptuj, że nie możesz kontrolować wszystkiego, i pociesz się myślą, że mniejsze obciążenie oznacza, że możesz poświęcić więcej czasu i uwagi na każde zadanie.
3. Wyeliminuj rozproszenia
Zwlekający uwielbiają rozrywkę. „Szybka kontrola” mediów społecznościowych, zbieranie się wokół ekspresu do kawy w celu plotkowania o zwolnieniu Boba z działu HR, przeglądanie stron pracy lub osobistych e-maili - wszystko, co zniechęca do wprowadzania numerów budżetu na miesiąc.
Każdy potrzebuje odrobiny wytchnienia podczas zgiełku dnia pracy, ale jest to problem, gdy ten rzut oka na Twitter prowadzi do 25-minutowej dziury królika, czytając wszystkie 825 gniewnych komentarzy na promowanym tweecie.
Ponieważ nie możesz polegać na samokontroli, najlepszym sposobem na pokonanie kunktatorstwa jest pozbycie się jak największej liczby zakłóceń w obszarze roboczym. Wyłącz telefon komórkowy, wysyłaj połączenia służbowe na pocztę głosową i wyłącz serwisy społecznościowe na komputerze.
Jeśli chcesz skupić się na jednym zadaniu czasowym, zamknij pozostałe 125 niepowiązanych kart na ekranie. Używaj słuchawek redukujących hałas, jeśli masz pozwolenie na pracę, lub zamykaj drzwi do biura, jeśli masz szczęście.
Praca w zatłoczonym biurze może oznaczać, że nie możesz odciąć się od wszelkich możliwych przeszkód, ale im bardziej zmniejszysz potencjalne straty czasu, tym lepiej będziesz w stanie uniknąć kunktatorstwa i wykonać swoją pracę.
4. Daj sobie krótsze terminy
Większość zwykłych prokrastynatorów będzie miała ulubioną opowieść o goleniu tuż przed upływem terminu, na przykład wsunięcie zapalonego papieru dla dzieci napisanego ołówkiem pod drzwi gabinetu profesora o północy w wyznaczonym terminie i wciąż uzyskanie dobrej oceny.
Ci, którzy zwlekają, mają problemy z motywacją, a danie im trzech miesięcy na wykonanie zadania może sprawić im więcej trudności niż poproszenie ich o oddanie czegoś jutro - szczególnie jeśli wykonali część swojej najlepszej pracy w obliczu krytycznego terminu.
Jeśli to brzmi jak ty, powinieneś ustalić własne terminy. Jeśli chcesz zarezerwować wszystkie pokoje hotelowe na targi do końca miesiąca, podaj zamiast tego termin na połowę miesiąca. Zaznacz to w kalendarzu i ustaw przypomnienia. Zapobiegnie to samo-sabotowaniu znaku towarowego procrastinatora „Mam mnóstwo czasu”. Daj sobie określone cele i krótsze terminy, a będziesz skupiony i bardziej produktywny w pracy.
5. Ustal priorytet
Nauczenie się ustalania priorytetów to umiejętność zarządzania czasem, którą każdy pracownik powinien opanować, i nie chodzi tylko o ustalanie zadań w terminie. Wielu pracowników zwleka z powodu nieprzyjemnego zadania, z którym nie chcą się zmierzyć, bez względu na to, czy chodzi o agresywnego klienta, pisanie skomplikowanego raportu, czy nawet coś, co uważasz za niepotrzebne zajęcie.
Unikanie tych zadań może wywołać kaskadę zwlekania, uniemożliwiając wykonanie nawet najprostszych części pracy, ponieważ jesteś zajęty pracą, której nie wykonujesz. Jeśli to możliwe, uczyń z tych żmudnych projektów priorytet na liście każdego dnia. Usunięcie ich z drogi najpierw uwalnia cię od ogromnego ciężaru i ułatwia żeglugę przez resztę dnia pracy.
6. Podziel projekt na mniejsze zadania
Najlepszym sposobem na uniknięcie zwlekania jest znalezienie najprostszego możliwego sposobu rozpoczęcia projektu. Planowanie dnia przed czasem i ustalanie priorytetu obciążenia to sposoby na rozbicie tygodni, a następnie dni na łatwiejsze do zarządzania sekcje. Ale jeśli nadal zwlekasz z zajmowaniem się listą rzeczy do zrobienia, będziesz musiał jeszcze bardziej rozbić te zadania.
Powiedz, że szef chce, abyś zamówił koszulki firmowe dla swojego działu na następne wydarzenie. Zastanów się, jakie kroki podejmiesz, aby to zrobić.
- Sprawdź swój budżet, aby zobaczyć, ile możesz wydać na koszule.
- Porozmawiaj ze zwykłymi dostawcami i dowiedz się, jakie są opcje koszulek, koszty i termin dostawy.
- Ankieta dla pracowników na temat preferowanego rozmiaru i projektu.
- Podejmij ostateczną decyzję i zamów koszule.
Podziel pojedyncze zadanie na etapy, a stanie się ono łatwiejsze do zarządzania. Krok pierwszy nie powinien zająć zbyt długo, a kiedy go ukończysz, masz już 25% pracy z tym projektem.
Przedsiębiorca i pisarz James Clear sugeruje zastosowanie „reguły dwóch minut” do zadań, których rozpoczęcie jest niezwykle trudne. Jeśli musisz na przykład przejrzeć 25-stronicowy raport, postaw sobie mały cel, jakim jest czytanie jednej strony. Twój umysł przyjmuje dwuminutowy odczyt jako łatwe zadanie i nie rozpocznie trybu zwlekania. Jednak po przeczytaniu tej pierwszej strony prawdopodobnie przeczytasz więcej. To tylko sztuczka dla umysłu, żebyś zaczął.
7. Zwróć się o pomoc
Jeśli chcesz przestać zwlekać z pracą, być może będziesz musiał poprosić o pomoc innych. Usiądź z jednym lub kilkoma kolegami i poproś ich, aby przeprowadzili z tobą burzę mózgów w celu wykonania szczególnie trudnego zadania. Zdobycie ich wkładu może dać motywację do rozpoczęcia projektu, a twoi współpracownicy mogą mieć rozwiązania, które pomogą rozwiązać problemy, które wydawały się nie do pokonania.
Proszenie o pomoc w zadaniu to świetny sposób na pokonanie kunktatorstwa przed jego rozpoczęciem, ale zaangażowanie innych osób w proces jest również przydatne do tworzenia odpowiedzialności. Gdy skorzystasz z ich rad, będą się z tobą sprawdzać, aby zobaczyć, jak leci. Będziesz bardziej zainspirowany pokazaniem postępów, jeśli inni na ciebie liczą.
Możesz również skorzystać ze źródeł zewnętrznych, jeśli lepiej radzisz sobie z rozliczalnością, zwłaszcza jeśli pracujesz na własny rachunek lub zdalnie i często pracujesz samodzielnie. Przyjaciel lub członek rodziny może kontaktować się z tobą regularnie, oferując zarówno wsparcie, jak i delikatne szturchanie, aby pozostać na dobrej drodze i uniknąć kunktatorstwa.
8. Zmień swoje środowisko
Praca w domu oferuje inny zestaw rozrywek, które mogą łatwo doprowadzić do zwlekania. Netflix z łatwością ogląda z obrzydzeniem, stos prania wywołujący poczucie winy i wygodne łóżko w pobliżu do drzemki.
Czasami jedynym sposobem na uniknięcie zwlekania jest zabranie pracy do lokalnej biblioteki lub nawet kawiarni. Zmiana sceny może pomóc Ci się skupić, a czasem może zainspirować nowe pomysły.
Zmiana otoczenia podczas tradycyjnej pracy przy biurku może być trudniejsza, ale nawet krótkoterminowa zmiana lokalizacji może pomóc w pobudzeniu kreatywności. Zanurz się w pustej sali konferencyjnej, aby pracować przez kilka godzin. Spaceruj po budynku, aby poćwiczyć i zaczerpnąć świeżego powietrza.
Przełamanie monotonii otoczenia w jakikolwiek sposób może pomóc ci poczuć się mniej znudzonym i podatnym na rozpraszanie uwagi i zwlekanie.
9. Skonfiguruj system nagród
Podobnie jak dziecko, które dostaje ciasteczko za zachowanie u sklepikarza, możesz nagrodzić własne zachowanie jako zachętę do ukończenia pracy. Nawet coś małego, na przykład zrobienie przerwy, aby wziąć przekąskę z automatu, może zmotywować cię do wykonania zadania, a nie odwlekania go.
Zachowaj nagrody proporcjonalne. Przeczytanie pierwszej strony raportu nie powinno gwarantować dwugodzinnego lunchu w steakhouse.
Nagroda nie musi być czymś namacalnym. Wyobraź sobie ulgę od niepokoju i zwątpienia, gdy skończysz trudny projekt. Często wyobrażenie sobie, jak świetnie się poczujesz po wykonaniu uciążliwego zadania, może pomóc uniknąć kunktatorstwa.
10. Nie bądź dla siebie taki trudny
Połączenie perfekcjonizmu i strachu przed porażką może kaleczyć niektórych ludzi niekończącym się zwlekaniem. Jeśli nigdy nie skończysz tej książki lub nie przedstawisz tej propozycji partnerom, nie zawiedziesz. Niestety, nie próbowanie oznacza również, że nie odniesiesz sukcesu, a odłożenie wymaganej pracy może Cię zwolnić.
Może to być trudna lekcja, szczególnie dla twórców i pracowników prowizyjnych, ale staraj się nie opierać całej własnej wartości na sukcesach w pracy. To coś więcej niż praca i ważne jest, aby pamiętać, że błąd w raporcie lub prezentacji krytykowany przez szefa to nie koniec świata.
Możesz starać się robić dobrze, nie wywierając na siebie nierealistycznej presji. Zmniejszenie tej presji może ułatwić nurkowanie w pracy i uniknięcie zwlekania, które jeszcze bardziej szkodzi własnej wartości.
Każdy z nas poradził sobie z odkładaniem ważnych zadań i bez względu na to, czy jest to sporadyczny problem, czy ciągły problem, mam nadzieję, że te 10 wskazówek na temat unikania kunktatorstwa w pracy pomoże ci wrócić na właściwe tory.
Jakie techniki pomogły ci przestać zwlekać? Dołącz do dyskusji poniżej i daj nam znać!
