Możesz ostatecznie zdemotywować osobę po stronie odbiorczej i sprawić, że poczuje się gorzej niż przedtem. I nie chcesz zmusić członków swojego zespołu do rezygnacji z pracy, prawda?
Aby pomóc Ci skutecznie dostarczać konstruktywne informacje zwrotne - czy to podczas przeglądu wyników, czy z powodu ostatnich wydarzeń - następujące 10 przykładów można znaleźć w każdym scenariuszu, w którym możesz się znaleźć.
1. Informacje zwrotne oparte na rozwiązaniu
Dobrze jest powiedzieć ludziom, że nie wykonują dobrej roboty, ale czy rzeczywiście zapewniasz rozwiązania problemu - czy po prostu ich oszukasz?
Jeśli tak jest, nie krytykujesz żadnej prawdziwej treści, a na pewno podważasz zaufanie swojego pracownika.
Jeśli na przykład ktoś w Twojej firmie źle zareagował na bardzo ważnego klienta, nie mów mu po prostu, że nie był wystarczająco dobry. Zamiast tego zapewnij solidne rady, które pomogą im uniknąć tego samego błędu w przyszłości:
„Pomimo twoich wysiłków ta reakcja wymaga przeróbki. Powinieneś upewnić się, że jest bardziej przyjazny ton i że podajesz szczegółowe wyjaśnienia, dlaczego nie możemy zaoferować najwyższej jakości posiłków. To, co napisałeś, jest niejasne. Zrób coś razem i wyślij mi to, abyśmy mogli przejść przez to razem, zanim przekażesz to klientowi.
2. Opinia o wydajności pracy
Informacje zwrotne dotyczące wydajności są jednym z najważniejszych tematów do dyskusji z pracownikiem. Tutaj możesz naprawdę zmotywować swoich pracowników, aby osiągnęli więcej lub dać im do zrozumienia, że nie spełniają wszystkich oczekiwań.
Powiedzmy, że pracownik nie osiąga swoich celów na miesiąc. Zamiast stosować taktykę odstraszania, taką jak: „Jeśli nie osiągniesz celów w przyszłym miesiącu, zostaniesz zwolniony” (co tylko ich zniszczy), powiedz coś w stylu: „Widzę, że nie jesteś osiągając swoje cele. Czy jest powód dlaczego? Czy chciałbyś, aby podczas kolejnych sesji szkoleniowych omawiano coś, co mogłeś przegapić?
Pokazując członkowi zespołu, że naprawdę jesteś zainteresowany jego postępami, będą bardziej skłonni do cięższej pracy i osiągania lepszych wyników niż wcześniej.
3. Zachęcanie do przesyłania opinii
Zachęcanie do komentowania może zwiększyć zaufanie pracowników i podnieść morale zespołu. Jeśli czujesz, że ktoś wykonuje dobrą robotę, nie czekaj, aż jego opinia go powiadomi. Zamiast tego rób to, gdy jest to w twoim umyśle świeże, aby pracownik wiedział, że jest doceniany.
Jeśli członek zespołu przejmie inicjatywę i poprowadzi na przykład cały projekt, możesz powiedzieć coś takiego: „Jestem pod wrażeniem sposobu, w jaki prowadziłeś projekt XYZ - role, które przekazałeś wszystkim, były dokładne i dobrze wykorzystywały umiejętności. Tak trzymaj!'
4. Informacje zwrotne dotyczące zachowania
Kiedy pracownik zaczyna działać i ogólnie ma złe nastawienie, należy o tym powiedzieć. Jednak sposób, w jaki dostarczasz te informacje, ma kluczowe znaczenie - nie chcesz, aby otrzymywali wsparcie i stali się jeszcze bardziej defensywni. To, co chcesz zrobić, to rozbroić złe zachowanie.
Załóżmy, że zauważyłeś, jak członek zespołu przyciąga klienta. To oczywiście nie do przyjęcia, ale krzyczenie na nich nigdzie cię nie doprowadzi.
Zamiast tego spróbuj zastosować to podejście: „Zauważyłem, że któregoś dnia zaskoczyłeś klienta. Chociaż może być naprawdę trudne, gdy masz do czynienia ze złym klientem, musisz pamiętać, że klient zawsze jest na pierwszym miejscu. Czy powinniśmy umówić się na spotkanie, w którym będziemy mogli przejść przez różne scenariusze, z którymi możesz się spotkać, abyś był lepiej przygotowany do radzenia sobie z nimi następnym razem?
5. Informacje zwrotne dla całego zespołu
Czasami łatwiej jest skupić się na sytuacji niż zaangażowani ludzie. W takich przypadkach powinieneś skierować swoją konstruktywną krytykę do całego zespołu (bez wskazywania palcami) i pokazać, w jaki sposób działania wpłynęły na cały zespół.
Załóżmy na przykład, że kilku członków zespołu spóźniło się z ukończeniem części projektu, w wyniku czego opóźniło to ogólny wynik. Być może wszyscy pracowali nad arkuszem kalkulacyjnym, aktualizując dane kontaktowe niektórych usług przed rozpoczęciem sezonu. Ponieważ jednak kilku pracowników nie wykonało swojej części sezonu, sezon już się rozpoczął, a ty nadal nie masz odpowiednich informacji, aby ułatwić wszystkim pracę.
W takim przypadku powinieneś wyrazić sytuację całemu zespołowi i wyjaśnić, gdzie jest problem i jak, gdyby wszyscy pracowali razem, mogliby osiągnąć lepsze wyniki.
6. Informacje zwrotne dotyczące kariery
Konstruktywna informacja zwrotna niekoniecznie musi być negatywna. Jeśli Twój pracownik wykonuje dobrą robotę, pamiętaj o wskazaniu jego pozytywnych wyników oraz o tym, jak powinien się dalej rozwijać.
Jeśli na przykład Jane wykonuje świetną robotę, pomagając nowicjuszom, możesz powiedzieć coś w stylu: „Jane, widzę w tobie wspaniałe umiejętności przywódcze - poświęciłeś czas na szkolenie i asystowanie nowicjuszom, kiedy tego nie zrobiłeś” muszę. Czy zastanawiałeś się kiedyś nad przejściem na wyższe stanowisko?
7. Informacje zwrotne dotyczące umiejętności
Nikt nie jest doskonały i wszyscy mamy obszary, w których możemy się poprawić w trakcie naszej kariery. Są jednak chwile, kiedy pracownicy mogą tego nie rozpoznać i być może będziesz musiał im o tym powiedzieć. Oczywiście nie oznacza to zwrócenia uwagi na ich wady, ale raczej pokazanie im, w jaki sposób chcesz pomóc im się rozwijać.
Jeśli pracownik przykładowo nie zwraca uwagi na szczegóły i regularnie popełnia nieostrożne błędy, zwróć na to uwagę w sposób, który nie zagraża bezpieczeństwu. Możesz spróbować powiedzieć: „Jestem pod wrażeniem tego, jak szybko pracujesz nad żądaniami klientów i odpowiadasz na e-maile. Jest jednak sporo osób, które chodzą z niedbałymi literówkami - czy możesz poświęcić trochę więcej czasu na korektę, aby upewnić się, że nic nie zostanie przeoczone?
8. Informacje zwrotne o reputacji
Czy zauważyłeś, że pracownik zaczyna budować swoją reputację w biurze dla siebie? Jeśli tak, musisz je zawołać, ale bądź ostrożny, ponieważ wtedy będziesz chodził po skorupkach jaj.
Na przykład możesz powiedzieć: „Zauważyłem, że ostatnio zajmuje Ci dużo więcej czasu na rezerwację. Czy istnieje powód, dla którego trwa to dłużej? Powinniśmy się spotykać każdego ranka, aby przejrzeć listę spraw do załatwienia i upewnić się, że odpowiednio ustalasz priorytety i zarządzasz czasem. Naprawdę czuję, że kilka poprawek pomoże.
9. Osobista opinia
Jeśli podejrzewasz, że pracownik ma problem osobisty, który wpływa na jego pracę, musisz omówić go z nim na osobności. Upewnij się, że podchodzisz do tematu ostrożnie, ponieważ nie chciałbyś wtrącać się w czyjeś życie poza biurem.
Powiedzmy, że Jane była rozproszona i nieostrożna przez pewien czas - możesz poprosić o prywatną rozmowę: „Jane, zauważyłem, że ostatnio nie byłeś sobą i widziałem efekt w twojej pracy. Popełniłeś kilka nieostrożnych błędów i wczoraj nie dotrzymałeś ważnego terminu. Jeśli coś dzieje się w twoim życiu osobistym, rozumiem, że to nie moja sprawa, ale czy jest coś, co mogę zrobić, co pomoże w pracy?
10. Informacje zwrotne od innych
Jeśli otrzymałeś informacje zwrotne z wielu różnych źródeł na temat konkretnego pracownika, plotki mogą być prawdziwe i najlepiej konfrontować ich w sposób niezagrażający.
Na przykład, jeśli Jane była nagła z innymi członkami zespołu, możesz podejść do sytuacji, mówiąc coś w stylu: „Otrzymałem informację zwrotną od innych, że jesteś naprawdę wściekły, gdy ktoś zadaje ci pytanie. Czy potrafisz wyjaśnić, czy kryje się za tym jakiś powód i co to może być?
Te scenariusze to tylko ogólne przykłady podejścia pracowników do trudnych tematów. Mamy nadzieję, że Ty i Twój dział HR możecie się z nimi odnosić i nauczyć się, jak przekazywać opinie w konstruktywny i skuteczny sposób.
Czy kiedykolwiek miałeś do czynienia z naprawdę trudną sytuacją, w której potrzebowałeś informacji zwrotnej w miejscu pracy? Jeśli tak, daj nam znać, co to było i jak to zrobiłeś w sekcji komentarzy poniżej…
