1. Komunikacja
Asystent administracyjny musi umieć bardzo dobrze mówić i pisać, przedstawiając wizerunek firmy w swojej komunikacji. Ich obowiązkiem jest pisanie i wysyłanie listów, protokołów i notatek, które muszą być pozbawione błędów ortograficznych i gramatycznych. Komunikacja obejmuje również słuchanie i komunikowanie się z innymi ludźmi. W większości przypadków asystent administracyjny jest pierwszym punktem kontaktowym dla klientów. Muszą umieć mówić jasno i zwięźle, ale muszą też być dobrymi słuchaczami.
2. Organizacja
Praca asystenta administracyjnego jest szybka. Organizacja to umiejętność, która musi być częścią codziennej rutyny. Zadaniem asystenta jest zmniejszenie obciążenia i stresów związanych z niezliczoną liczbą obowiązków związanych z wykonywaniem funkcji kierowniczych. Trzyma kalendarz swojego kierownika, organizuje spotkania, konferencje i podróże. Ze spotkań przygotowuje protokoły, raporty, listy i inne notatki. Aby zapewnić, że tak się stanie, we właściwym czasie i przy wszystkich rzeczach, organizacja jest kluczowa. Brak organizacji może powodować trudne sytuacje, które mogą powodować straty.
3. Praca zespołowa
Asystent administracyjny jest członkiem zespołu. Zespół współpracuje tylko z dobrymi graczami, których osiągnięcia są postrzegane jako wspólny wysiłek. Należy nawiązać relacje z jej menedżerami i współpracownikami oraz nawiązać partnerstwo z niezawodnością. Tego rodzaju relacje robocze pomagają zespołowi osiągać swoje cele przy minimalnych wyzwaniach. Asystenci administracyjni, którzy są aktywnymi graczami zespołowymi, podnoszą swoje umiejętności i awansują w pracy.
4. Zarządzanie czasem
Asystent administracyjny ma tak wiele wspólnego z bardzo krótkim czasem. Częścią tego zadania jest sprawienie, aby wszystko się wydarzyło, na czas i całkowicie. Robienie priorytetów z obowiązków, które należy wykonać, jest sekretem unikania przytłoczenia. W ciągu dnia występują zakłócenia, ważna jest koncentracja i ważna jest umiejętność przejścia z jednego zadania do następnego. Bądź punktualny, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć nieporządek.
5. Dyskrecja
Asystent administracyjny napotyka wiele informacji w biurze. Od listów, umów biznesowych omawianych na spotkaniu po rozmowy w jej uszach; asystent administracyjny musi zachować to w poufności. Dobry asystent unika plotek w biurze i jest uczciwy.
Asystent administracyjny musi być w stanie dobrze wykonywać połączenia. Przeważnie nie będzie pod nadzorem, a podejmowane decyzje muszą być prawidłowe. Ważna jest umiejętność rozpoznania problemu i przekazania go właściwej osobie w celu znalezienia rozwiązania. Konieczność bycia logicznym i rozsądnym, aby móc podejmować właściwe decyzje w kwestiach, stanowi plus dla płynnego działania.