Tyle że nie musi tak być. W rzeczywistości, przy odpowiednim przygotowaniu i wskazówkach, sporządzanie minut jest w rzeczywistości stosunkowo prostym procesem, a my przygotowaliśmy szybki i poręczny przewodnik opisujący drobniejsze kwestie, aby to udowodnić.
Więc następnym razem, gdy twój szef powierzy ci obowiązki pisarza, weź głęboki oddech i nie panikuj; w ten sposób efektywnie i skutecznie wykorzystujesz protokół ze spotkania.
1. Nie idź w ciemno
Jak w przypadku wszystkich rzeczy, pisanie minut jest o wiele łatwiejsze, jeśli wcześniej dokładnie się przygotowałeś. Wiedza z wyprzedzeniem, kto będzie uczestniczył w spotkaniu, jaki będzie porządek obrad i wymagany poziom szczegółowości, pomogą uczynić twoją pracę o wiele prostszą.
Jak tylko otrzymasz obowiązki, powinieneś spędzić pięć minut z szefem, aby uzyskać wszystkie te informacje, zanim je udokumentujesz. Zdecydowanie najszybszym i najskuteczniejszym sposobem na to jest użycie szablonu protokołu spotkania, poręcznego narzędzia, które gwarantuje, że nie będziesz tracić czasu na tworzenie formatu od zera. W ten sposób, jeśli chodzi o robienie notatek, wszystko będzie już uporządkowane i gotowe do pracy.
Jeśli Twoja firma jest szczególnie obeznana z technologią, możesz nawet przesłać szablon do chmury, aby umożliwić uczestnikom dodawanie własnych nazw do listy i sugerowanie własnych tematów. Niezależnie od tego, jak Twoja organizacja lubi się bawić, szablon jest elastycznym i prostym sposobem pracy dla wszystkich.
2. Dowiedz się, co należy udokumentować
W wielu przypadkach - szczególnie na spotkaniach korporacyjnych wysokiego szczebla, gdzie w porządku obrad mogą znajdować się głosy lub wnioski - sporządzony protokół stanowi oficjalny, prawnie dopuszczalny dokument. Na przykład, jeśli rada dyrektorów podejmie decyzję, wówczas - dla zachowania przejrzystości - ważne jest, aby osoby nieobecne (ale mające interes w firmie) wiedziały, dlaczego taka decyzja została podjęta.
I odwrotnie, jeśli jest to proste spotkanie zespołu, które ma z natury nieformalny charakter, być może nie musisz być tak rygorystyczny w szczegółach. Tak czy inaczej typowy projekt będzie obejmował:
- data i godzina spotkania
- pełna lista uczestników (a także zaproszonych uczestników, którzy nie mogli tego zrobić, zwykle oznaczona terminem „żałuje”)
- wszelkie poprawki lub poprawki do protokołu z poprzedniego spotkania (jeśli dotyczy)
- lista z góry ustalonych tematów agendy (jeśli podano) i możliwych do podjęcia kroków w tych tematach, w tym kto będzie za nie odpowiedzialny
- wszelkie wyniki głosowania (w tym wyniki) lub wnioski przyjęte lub odrzucone (ponownie, jeśli dotyczy)
- wszelkie nowe sprawy lub kwestie poruszone podczas spotkania, które nie były objęte uzgodnionym porządkiem obrad
- wszelkie szczegóły następnego spotkania (takie jak data i lokalizacja).
Jak wspomniano w poprzednim poście, kilka z tych punktów można ukończyć przed rozpoczęciem spotkania, więc staraj się wykonać jak najwięcej prac nóg, jak możesz wcześniej.
3. Weź protokół spotkania
Właściwie to same minuty zazwyczaj przerażają większość ludzi; musisz pracować szybko, sprawnie i przy minimalnym zakłóceniu samego spotkania, które jest umiejętnością administracyjną, której opanowanie może wymagać trochę czasu.
Należy jednak pamiętać, że notatki sporządzane w trakcie spotkania są jedynie szkicem; będziesz miał okazję je uporządkować i sprawić, by później wyglądały profesjonalnie. Dlatego jeśli musisz użyć jakiejś tajemniczej stenografii, aby wszystko załamać - lub jeśli czujesz się bardziej komfortowo robiąc notatki na laptopie lub tablecie - niech tak będzie (po prostu upewnij się, że możesz to później przetłumaczyć!)
Poniżej znajduje się kilka innych kluczowych punktów do zapamiętania.
- Nie próbuj zapisywać rozmowy słowo w słowo; jest to nie tylko praktycznie niemożliwe, ale także niepotrzebne (chociaż protokoły są dokumentem prawnym, same spotkania nie są postępowaniem sądowym). Zamiast tego po prostu spróbuj podsumować decyzje i punkty akcji.
- Chociaż nie chcesz przerywać co pięć minut, pamiętaj, że w porządku jest prośba o wyjaśnienie niektórych kwestii (tym bardziej, jeśli jest to nieformalne spotkanie).
- Jeśli naprawdę masz problemy, weź ze sobą dyktafon lub telefon komórkowy, aby nagrać spotkanie (nie tyle w celu stworzenia dosłownej transkrypcji, ale w celu późniejszego wyjaśnienia). Jeśli zamierzasz to zrobić, musisz na początku powiadomić wszystkich w pokoju, że postępowanie jest rejestrowane.
4. Napisz wszystko
Jak wspomniano powyżej, notatki, które robisz podczas spotkania, są właśnie dla Ciebie; następnie musisz dać im polski, aby byli gotowi do dystrybucji.
Dobrze jest to zrobić zaraz po spotkaniu, gdy wszystko jest jeszcze świeże. Pamiętaj, że chociaż ogólną ideą jest pisanie w profesjonalnym, korporacyjnym stylu, najważniejsze jest to, że twoje sformułowania są jasne i nie pozostawiają wątpliwości co do tego, co zostało postanowione i jaki jest wynik postępowania.
Sprawdź te przydatne wskazówki.
- Tam, gdzie to możliwe, nie zakładaj tylko, że „zarząd zdecydował, że należy podjąć działanie X”. Spróbuj również załączyć krótki akapit wyjaśniający zwięźle, dlaczego zarząd zdecydował się podjąć takie działanie. Jeśli długa debata poprzedza pewne działanie lub wniosek, spróbuj dołączyć główne argumenty przedstawione przez obie strony.
- Upewnij się, że rejestrujesz tylko fakty, a nie ich opinię lub subiektywne zdanie na ich temat. Pisz w sposób jasny i wyraźny, bez odniesienia do swoich osobistych obserwacji.
- Nie należy odwoływać się do osób z imienia i nazwiska, z wyjątkiem omawiania rezultatów ruchów lub sekund.
- Upewnij się, że pozostaniesz w tym samym czasie przez cały czas (często minuty są prezentowane w czasie przeszłym, ale dopuszczalne jest również, aby były one napisane w teraźniejszości). Nie próbuj się tutaj mylić; po prostu wszystko jest proste.
- Upewnij się, że wszelkie dodatkowe dokumenty zewnętrzne, o których mowa, są w miarę możliwości załączone jako aneks (i tak zwane, takie jak „umowa o świadczenie usług (patrz załącznik B)”).
- Chociaż powinno to być oczywiste, upewnij się, że dokonałeś korekty i sprawdziłeś pisownię gotowego produktu, zanim przekażesz go wszystkim pracownikom działu.
5. Upewnij się, że wszyscy dostaną kopię
Jako wyznaczony wykonawca minut twoje obowiązki się nie kończą; musisz także upewnić się, że minuty są łatwo i łatwo dostępne dla osób, które ich potrzebują, zwykle za pośrednictwem wewnętrznego systemu intranetowego firmy lub łańcucha poczty e-mail. Nie chcesz też później niczego zmieniać, więc upewnij się, że nałożysz ograniczenia edytowania lub, co jeszcze lepsze, prześlesz go jako plik PDF.
Ponadto, jak już wspomniano, czasami protokół z poprzedniego spotkania wymaga poprawek na początku następnego spotkania. Po ich sporządzeniu należy odpowiednio złożyć protokół do wykorzystania w przyszłości (zwykle w formie cyfrowej, ale niektóre firmy mogą chcieć zachować zorganizowane kopie papierowe). Chociaż utrzymywanie i aktualizowanie tych plików może nie być Twoim obowiązkiem (kierownik biura najprawdopodobniej to zrobi), upewnij się, że wiesz, jak szybko i poprawnie przesłać swoje pliki.
I to właściwie wszystko. Jak widać, zabieranie minut jest o wiele mniej zniechęcające, niż wielu się wydaje; wymaga jedynie staranności i wcześniejszego planowania w Twoim imieniu.
Prawdopodobnie stworzysz własny system szybkiego załatwiania spraw, ale tymczasem na pewno nie powinieneś się tym martwić; postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a reszta przyjdzie łatwo.
Czy masz jeszcze jakieś wskazówki dotyczące robienia minut? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!
