Jak sobie z tym poradzisz (bez pogarszania się w międzyczasie)?
Cóż, trafiłeś we właściwe miejsce!
Poniżej przedstawiamy najlepsze kroki, które należy podjąć, aby zdyscyplinować pracownika i pomóc mu w rozwoju w miejscu pracy.
1. Zbadaj
Przed podjęciem jakichkolwiek działań dyscyplinarnych ważne jest, aby przejrzeć wszelkie dowody przeciwko pracownikowi i dojść do własnego wyroku. Na przykład, jeśli przełożony oskarża pracownika o nieprzestrzeganie protokołów, należy przestudiować jego ustalenia i upewnić się, że istnieje dobry powód do podjęcia działań dyscyplinarnych.
Musisz zadać sobie pytanie, kto jest winny, i ocenić, czy pracownik zrobił wszystko, co mógł, w sytuacji, w której się znajduje. Po zebraniu wystarczającej liczby dowodów należy omówić dalsze działania z danym pracownikiem.
2. Przejrzyj zasady dotyczące pracowników
Zasady pracownicze istnieją z jakiegoś powodu, a gdy pracownik podpisuje umowę, oznacza to, że zrozumiał, czego się od niego oczekuje w miejscu pracy. Jeśli zauważyłeś, że pracownik nie przestrzega zasad określonych w zasadach, odłóż go na bok i powiedz mu dokładnie, co zrobili źle. W ten sposób będziesz w stanie komunikować, czego się od nich oczekuje w przyszłych sytuacjach.
3. Zawsze komunikuj się wyraźnie
Jasna komunikacja jest niezbędna przy dyscyplinowaniu pracownika. Potykanie się o twoje słowa i nie dochodzenie do sedna może dezorientować pracownika, a także sprawiać, że wydajesz się nieprofesjonalny.
Najlepiej jest podchodzić do sytuacji logicznie niż emocjonalnie i zachować spokój przez cały czas (nawet jeśli pracownik podnosi głos) i zachować asertywność w razie potrzeby. Twój głos powinien być stanowczy, a wszystkie omawiane kwestie powinny być logiczne i uzasadnione, bez powodowania przez pracownika wyrzutów sumienia.
4. Użyj metod korekcyjnych
Najlepszym podejściem do zastosowania przed przejściem do procedur dyscyplinarnych są metody korekcyjne. Zamiast jedynie wymieniać problem i informować pracownika o rozwiązaniu, powinieneś współpracować, aby znaleźć rozwiązania, które są logiczne i możliwe do osiągnięcia.
Na przykład pracownik może nie spełniać swoich celów, ponieważ nie został odpowiednio przeszkolony. W takim przypadku możesz ustalić plan szkolenia, aby rozwiązać problem, zanim przejdzie on dalej.
5. Daj ustne ostrzeżenie
Powyższe metody korekcji należy dostarczyć w formie ustnego ostrzeżenia. Tego rodzaju ostrzeżenia należy wykonywać tylko wtedy, gdy pracownik naruszy zasady firmy. W ten sposób pokazujesz, że masz wiarę w członka personelu, który wprowadzi kilka zmian w celu poprawy siebie.
Zamiast postępowej dyscypliny niezbędna jest dwustronna rozmowa - musisz dotrzeć do źródła problemu, a nie tylko podkreślać problem podczas dyskusji.
6. Zakończ pozytywną notatką
Podczas procesu dyscyplinarnego wielu menedżerów zapomina podkreślić pozytywne aspekty i zakończyć spotkanie negatywną notatką, pozostawiając gorzki smak w ustach pracownika. Dlatego powinieneś poinformować swojego pracownika, że jesteś świadomy doskonałej pracy, jaką wykonali, i unikać taktyki zastraszania. Pozytywna dyscyplina wzmacnia dobre zachowanie i motywuje pracowników do doskonalenia się.
7. Daj pracownikowi czas na zabranie głosu
Chociaż to Ty organizujesz spotkanie, ważne jest, aby dać pracownikowi czas na wypowiedź i podzielenie się swoją stroną historii. Możliwe, że istnieją szczególne okoliczności, o których możesz nawet nie wiedzieć lub uzasadniać, dlaczego pracownik zachowuje się tak, jak jest.
Bądź otwarty na to, co mają do powiedzenia, nawet jeśli już zdecydowałeś się na konkretną sprawę. Ważne jest, aby pracownik nie miał poczucia dyscypliny, zanim jeszcze miał szansę się obronić.
8. Zrób to prywatnie
Nie ma nic gorszego niż publiczne zawstydzenie się przed kolegami.
W związku z tym istotne jest, aby wszelkie dyskusje były prowadzone prywatnie. To nie tylko chroni prywatność członka personelu, ale także chroni jego reputację.
Kolejną kwestią do zapamiętania jest to, że powinieneś przeprowadzić rozmowę, gdy jest to dobry czas dla was obojga. Nie przerywaj pracownikowi, gdy jest on w trakcie zadania; zamiast tego poproś o rozmowę z nimi na osobności, gdy będą mieli kilka minut do stracenia.
9. Kontynuacja pisania
Po każdej dyskusji należy podać adres e-mail i przedstawić fakty swoich rozmów, upewniając się, że dokładnie wyszczególniono, co zostało powiedziane i jakie są oczekiwania na przyszłość. Daje to również pracownikowi możliwość odpowiedzi, jeśli nie do końca zgadza się z twoim podsumowaniem.
Ten wątek e-mail jest niezbędny, jeśli chcesz ustalić wzór niskiej wydajności i może dostarczyć ci dowodu, którego potrzebujesz, jeśli chcesz kontynuować pisemne ostrzeżenie. Zapewnia spójność i przestrzeganie zasad określonych w podręczniku pracownika firmy.
10. Daj pisemne ostrzeżenie
Jeśli po napomnieniu ustnym nadal nie zauważyłeś żadnej poprawy, czas podjąć dalsze działania w formie pisemnego ostrzeżenia. Podobnie jak w przypadku ustnego ostrzeżenia, powinieneś osobiście spotkać się z danym pracownikiem, aby omówić konkretne kwestie i uzyskać możliwe wyniki.
Tym razem jednak skontaktujesz się z oficjalnym listem ostrzegawczym. Pismo to musi następnie zostać podpisane przez pracownika i umieszczone w folderze HR.
11. Wdrożenie planu usprawnień
Kolejnym etapem postępowania dyscyplinarnego po pisemnym ostrzeżeniu jest inwestycja w plan poprawy. Daje im to szansę zastanowienia się nad tym, co się wydarzyło, i zastosowania jasnej struktury, aby mogli się poprawić.
Plan nie musi mieć żadnej określonej struktury; powinien opierać się na logicznych krokach, które będą działać zarówno dla pracownika, jak i dla ciebie. Na przykład powinieneś ustawić cele i oś czasu dla tych celów. Pod koniec każdego terminu powinieneś spotkać się z pracownikiem w celu omówienia jego ulepszeń.
12. Wystaw ostatnie ostrzeżenie
Jeśli nie widziałeś poprawy przez określony czas (najlepiej miesiąc), nadszedł czas, aby wydać ostatnie ostrzeżenie. Podobnie jak pierwsze pisemne ostrzeżenie, dokument ten powinien przedstawiać problemy i kroki podjęte w celu poprawy.
Konieczne jest jednak podkreślenie konsekwencji, jeśli nie będzie dalszej poprawy w imieniu pracownika. Ponownie będziesz musiał nakreślić nowy plan ulepszeń i wyznaczyć inny harmonogram, określając, że jeśli nie nastąpił żaden postęp, będziesz musiał rozwiązać umowę o pracę.
13. Rozważyć rozwiązanie umowy
Po trwającym od dwóch do trzech miesięcy okresie braku poprawy prawdopodobnie nie będziesz mieć innego wyjścia, jak zwolnić pracownika lub przenieść go na bardziej odpowiednie stanowisko.
Jeśli wybierasz się na drogę zakończenia, ważne jest, aby umówić się na spotkanie i upewnić się, że obecny jest zarówno menedżer, jak i przedstawiciel HR. Musisz także dać pracownikowi możliwość zabrania ze sobą własnego świadka na spotkanie. Na koniec spotkania powinieneś dostarczyć list z wypowiedzeniem i nakreślić kolejne kroki.
Nie ma ustalonych zasad dotyczących rozwiązania umowy z pracownikiem. Niektóre firmy decydują się na natychmiastowe odejście członka personelu i wypłatę wypowiedzenia, podczas gdy inne proszą go o dopracowanie wypowiedzenia. Najlepiej jest zidentyfikować idealną sytuację dla pracownika, a także dla firmy, co ułatwi proces wszystkim zaangażowanym.
Dyscyplina pracownicza jest długim i stresującym procesem, ale należy ją właściwie przestrzegać, aby uniknąć problemów prawnych, które mogą pojawić się w dalszej kolejności, a także dać pracownikowi uczciwą szansę na poprawę w pracy.
Czy miałeś jakieś trudne sytuacje dyscyplinarne? Jeśli tak, dołącz do poniższej rozmowy i daj nam znać, jak je pokonałeś.
