Jeśli brzmi to jak Ty i lubisz być w każdej sytuacji osobą, kontynuuj czytanie poniżej, aby dowiedzieć się, co właściwie oznacza ta rola i jak stworzyć idealne CV dla menedżera biura.
1. Zbadaj zawód
Jeśli chcesz kontynuować karierę w tym zawodzie, ważne jest, aby dowiedzieć się, jakie będą twoje obowiązki i w jakim środowisku pracy się znajdziesz, a także czy masz to, czego potrzeba
Opis pracy
Obowiązki kierownika biura są bardzo zróżnicowane, ale są one głównie odpowiedzialne za organizację i nadzór pracy pracowników biura. Zapewniają, że wszystko działa bezproblemowo, w tym czystość obiektów, poziom zapasów biurowych oraz planowanie wydarzeń dostawców i corocznych spotkań.
Wśród wielu innych zadań kierownicy biur są ogólnie odpowiedzialni za:
- Organizacja i utrzymanie kalendarzy firmowych, które będą polegały na planowaniu spotkań pracowników na stanowiskach kierowniczych, a także wydarzeniach kalendarzowych dla całego biura.
- Organizowanie i zarządzanie korespondencją w biurze i poza nim, w tym pocztą i ważnymi paczkami. Będzie to również obejmować postępowanie z brakującymi paczkami lub reklamacjami w imieniu personelu biura.
- Koordynacja uzgodnień dotyczących transportu i zakwaterowania dla biznesmenów na wszelkie wyjazdy związane z pracą.
- Utrzymanie zapasów materiałów biurowych i wyposażenie biura.
- Nadzór i monitorowanie pracy zespołu administracyjnego, w tym sekretarzy i pracowników biurowych. Oferowanie wskazówek i przekazywanie zadań w razie potrzeby.
- Zarządzanie budżetami na zakupy biurowe, zamykanie wszystkiego, od artykułów stacjonarnych, kawy i herbaty, po konserwację i wydatki na IT.
- Pomoc w przygotowaniu i realizacji posiedzeń zarządu, w tym w tworzeniu i dystrybucji porządków obrad, a także w sporządzaniu minut.
- Zarządzanie papierowym i internetowym systemem archiwizacji w celu zapewnienia prawidłowego zapisywania wszystkich dokumentów.
- Opracowywanie procedur i wdrażanie nowych systemów dla wszystkich pracowników.
- Pomaganie nowym pracownikom w osiedleniu się i przeprowadzaniu części indukcji poprzez zapewnienie im sprzętu potrzebnego do wykonywania pracy.
- Organizowanie regularnych testów urządzeń elektrycznych.
- Koordynacja i planowanie wydarzeń dla całej firmy, takich jak przyjęcia bożonarodzeniowe, coroczne bale itp
- Przygotowywanie prezentacji lub listów dla menedżerów i kadry kierowniczej w firmie.
Niezbędne umiejętności i cechy
Aby odnieść sukces jako kierownik biura, musisz posiadać pewne umiejętności i cechy. Zazwyczaj obejmują one:
- Umiejętności komunikacyjne: ponieważ będziesz mieć do czynienia z ogromną liczbą ludzi, od współpracowników po kierownictwo wyższego szczebla, klientów i dostawców, musisz być w stanie skutecznie komunikować się między nimi wszystkimi.
- Dbałość o szczegóły: powinieneś być w stanie wszystko przeanalizować i upewnić się, że nie popełniasz nieostrożnych błędów. Dbałość o szczegóły jest kluczowa podczas pracy nad ważnymi raportami i dokumentami.
- Umiejętności przywódcze: ponieważ będziesz odpowiedzialny za koordynację zespołu administracyjnego, będziesz potrzebować kluczowych umiejętności przywódczych do delegowania zadań i kierowania nimi.
- Umiejętności analityczne: będziesz odpowiedzialny za budżet i utrzymanie, co oznacza, że powinieneś być w stanie ocenić, gdzie firma nadmiernie wydaje i co możesz zrobić, aby obniżyć koszty i zaoszczędzić pieniądze.
- Umiejętności organizacyjne: musisz przejść od szeregu różnych zadań i powinieneś być w stanie utrzymać wszystko w porządku podczas wielozadaniowości.
- Umiejętności informatyczne: musisz mieć dużą wiedzę i praktykę korzystania z pakietu Microsoft Office Suite i programu Outlook.
- Umiejętności interpersonalne: kierownik biura powinien mieć umiejętność łatwego prowadzenia rozmów między ludźmi z różnych środowisk, muszą być przystępną i przyjazną postacią.
- Umiejętności zarządzania czasem: jako kierownik biura nie tylko zarządzasz własnym harmonogramem, ale również harmonogramami innych, dlatego potrzebujesz doskonałego zarządzania czasem. Powinieneś być w stanie pracować zgodnie ze swoim codziennym harmonogramem i terminowo wykonywać swoje zadania.
- Umiejętności rozwiązywania problemów: ponieważ będziesz odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura, będziesz musiał umieć samodzielnie myśleć i wymyślać rozwiązania - szybko!
Godziny pracy i warunki
Jeśli szukasz zestawu 9-5 godzin, ten zawód jest dla Ciebie idealny! Zazwyczaj przepracujesz 35–40 godzin w tygodniu, w tym godzinę przerwy na lunch. Będą sytuacje, w których możesz być zobowiązany do nadgodzin, ale będzie to zależeć od organizacji, w której będziesz pracować. Ważne jest, aby zachować elastyczność w przypadku nagłego zdarzenia w ostatniej chwili, że będziesz odpowiedzialny za obsługę. W końcu jesteś najchętniej osobą w biurze!
Perspektywy wynagrodzeń
Podobnie jak w przypadku każdej innej roli zawodowej, wynagrodzenie będzie się różnić w zależności od firmy, w zależności od wcześniejszego doświadczenia, kwalifikacji i lokalizacji. Jednak przeciętne wynagrodzenie według PayScale w USA wynosi 46 156 USD, a w Wielkiej Brytanii 24 327 GBP. Będzie oczywiście miejsce na postęp, gdy będziesz bardziej doświadczony w pracy i będziesz oczekiwać wzrostu wynagrodzenia z roku na rok.
2. Zdobądź kwalifikacje
Aby pracować na stanowisku kierowniczym biura, musisz mieć co najmniej dyplom ukończenia szkoły średniej, w tym poziomy A w matematyce, języku angielskim i biznesie. Generalnie zaleca się uzyskanie stopnia licencjata lub równoważnego w zakresie studiów biznesowych, administracji biznesowej, rachunkowości lub zarządzania zasobami ludzkimi, co da jasny obraz tego, jak organizacja będzie działać jako całość.
Alternatywnie możesz wypełnić certyfikaty zarządzania; Międzynarodowe Stowarzyszenie Zarządzania Obiektami oferuje CFM (certyfikowanego kierownika zakładu) dla tych, którzy chcieliby zostać menedżerami. Jeśli zdecydujesz się zostać aktywnym członkiem, będziesz musiał zdać egzamin i ukończyć zajęcia edukacyjne co trzy lata.
3. Zdobądź swoją pierwszą pracę
Bez kilku lat doświadczenia na stanowisku administracyjnym pod pasem, jest mało prawdopodobne, że od razu przejdziesz na stanowisko kierownika biura. Zamiast tego musisz mieć udokumentowane doświadczenie w zakresie zarządzania czasem, umiejętności przywódczych i ogólnych obowiązków biurowych - wszystkich kluczowych elementów idealnego CV kierownika biura.
Staż byłby dobrym punktem wyjścia dla osób poszukujących pracy poszukujących pracy bez wyższego wykształcenia. Umożliwi to zdobycie praktycznego doświadczenia w pracy w środowisku biurowym i najprawdopodobniej doprowadzi do uzyskania pełnego etatu.
Możesz również ubiegać się o role asystenta administracyjnego, gdzie będziesz pomagać kierownikowi biura w codziennych zadaniach, umożliwiając ci wspinanie się po szczeblach kariery w organizacji.
4. Rozwiń swoją karierę
Aby zostać kierownikiem biura, najprawdopodobniej już wcześniej zdobyłeś wieloletnie doświadczenie w swojej pokrewnej dziedzinie, zanim przejdziesz na poziom menedżera.
Gdy znajdziesz się na tej pozycji, nadal są możliwości dalszego rozwoju. Możesz wziąć na siebie większą odpowiedzialność i zarządzać większym zespołem, dodatkowym biurem lub pracować na wyższym stanowisku. Na przykład możesz przejść z zarządzania zespołem ds. Treści do całego działu marketingu.
Jeśli uważasz, że masz wszystko, czego potrzeba, aby skutecznie zarządzać zespołem i wnieść rzeczywisty wkład w biuro i procesy, to kariera jako kierownik biura jest dla Ciebie idealna. Zobaczysz nie tylko fizyczne wyniki swojej ciężkiej pracy, ale także nawiążesz znaczące relacje w tym procesie.
Czy jesteś asystentem administracyjnym, który chce zostać kierownikiem biura? Jeśli tak, daj nam znać, jakie kroki podejmujesz, aby osiągnąć swoje cele, w sekcji poniżej.
