Cel opracowania polityki personalnej
Wiele organizacji nie rozumie celu opracowania własnych praktyk, ponieważ postrzegają je jako jedynie sposób na przestrzeganie prawa, co mogą zrobić bez konieczności dokładania dodatkowych starań. Ale polityka kadrowa to coś więcej niż tylko sposób na przestrzeganie prawa i ochronę organizacji przed procesami; zapewniają organizacjom ramy do projektowania strategii radzenia sobie z siłą roboczą. Nakreślają obowiązki firmy wobec jej pracowników oraz standardy i zachowania, które organizacja musi zachować, a także formalności wymagane do wdrożenia każdej polityki.
Obszary, w których konieczne są zasady HR
- Warunki pracy
- Odszkodowania i świadczenia
- Relacje między pracownikami
- Umieszczenie pracowników
- Zdrowie i bezpieczeństwo
- Różnorodność w miejscu pracy
- Trening i rozwój
- Prywatność
- Wakacje
- Zwolnienie lekarskie
- Urlop macierzyński, rodzicielski i adopcyjny
- Rekrutacja
- Zarządzanie wydajnością
- Postępowanie dyscyplinarne
- Dyskryminacja i nękanie
Zwiększanie skuteczności polityk HR
Ponieważ zasady HR są wytycznymi przyjętymi przez organizacje w celu zarządzania pracownikami, ważne jest, aby zadbać o ich prawidłowe wdrożenie. Im bardziej skuteczne są te praktyki, tym lepsze wyniki przyniosą. Niektóre firmy odnoszące największe sukcesy na świecie inwestują w swoje polityki kadrowe, widząc je jako sposób na budowanie marki pracodawcy i przyciąganie najlepszych talentów, co z kolei może pomóc im zdobyć przewagę nad konkurencją.
Google jest na przykład uważany za jednego z najlepszych pracodawców właśnie dlatego, że jego zasady są zorientowane na pracowników; od przedłużonego urlopu dla nowych rodziców, po oferowanie nowym rodzicom premii, aby pomóc w wydatkach noworodka, Google inwestuje w zasady, które pomagają pracownikom w pełni wykorzystać ich życie.
1. Wartości firmy docelowej
Organizacje reprezentują pewne wartości i ważne jest, aby praktyki firmowe je odzwierciedlały. Pomaga to firmom wzmocnić ich markę, zwiększając zaufanie i lojalność klientów, a także pomaga w pozyskiwaniu nowych talentów.
2. Uczyń je konkretnymi i wyraźnymi
Kluczem do zapewnienia przestrzegania założonych zasad jest upewnienie się, że są one jasne i wystarczająco szczegółowe, aby nie pozostawić miejsca na wątpliwości. Wyraźnie określone działania w konkretnej sytuacji mogą pomóc pracownikom poczuć, że są traktowani sprawiedliwie i równo.
Uszczegółowienie i przejrzystość polityk HR może również uczynić je bardziej spójnymi, co jest kluczowe dla dużych organizacji, ponieważ nie tylko oszczędza czas, ale także pomaga uniknąć napięć.
3. Przestrzegaj prawa i przepisów
Ważne jest, aby pamiętać, że Twoja firma działa w ramach zatwierdzonych przez rząd ram i jako taka jest monitorowana, co oznacza, że musi przestrzegać obowiązujących przepisów. Uwzględnienie przepisów przy opracowywaniu polityk pomoże firmom uniknąć potencjalnych problemów prawnych i zapewnić jakość.
Opracowywanie polityk
Opracowywanie zasad jest niezbędnym krokiem dla każdej nowej firmy, ale ważne jest również, aby zrozumieć, że zasady muszą być monitorowane i aktualizowane. Często zmieniają się przepisy, co powoduje, że niektóre procedury stają się przestarzałe, podczas gdy inne mogą okazać się nieskuteczne w danym miejscu pracy. Niezależnie od przypadku kierownik działu HR musi upewnić się, że praktyki te odpowiadają konkretnym potrzebom pracowników.
Krok 1: Określ potrzebę nowej polityki
Istnieją cztery sytuacje, w których musisz zacząć opracowywać nowe zasady.
- Nowe przepisy wymagają, aby organizacje miały określone zasady.
- Nowa polityka jest niezbędna, aby zapewnić zgodność organizacji z prawem, nawet jeśli ustawodawstwo tego wyraźnie nie wymaga.
- Nie ma konsekwencji w sposobie, w jaki menedżerowie podejmują decyzje, co negatywnie wpływa na miejsce pracy.
- Nie wszyscy wiedzą, jak należy to zrobić w organizacji.
Krok 2: Zrozum, co chcesz osiągnąć dzięki tej polityce
Pamiętaj, że opracowując politykę, ustanawiasz standard, który będzie stosowany w całej organizacji i jako taki, musisz upewnić się, że nowa polityka nie tylko zaspokoi nieliczne, ale raczej, że jest dostępna dla większości.
Rozumiejąc dokładnie, co może osiągnąć polityka, tworzysz treść, a także upewniasz się, że jest ona kuloodporna.
- Jaki jest rezultat tej polityki?
- Czy może wspierać i promować pożądaną kulturę pracy?
- Jak i przez kogo będzie monitorowany i egzekwowany?
- Czy ograniczy to menedżerom sprawne wykonywanie pracy? Jak można tego uniknąć?
- Czy pomoże to organizacji przyciągnąć największe talenty?
- Czy będzie to łatwe do wdrożenia? Czy pracownicy to przyjmą?
- Czy odzwierciedla wartości firmy? Jak może je ulepszyć?
Krok 3: Skonsultuj się z wyższym kierownictwem
Ponieważ prawdopodobnie będziesz potrzebować zgody kierownictwa wyższego szczebla przed kontynuowaniem zasad, rozważ skonsultowanie się z nimi przed zapisaniem zasad. Pomoże to zapewnić, że twoje wysiłki nie zostaną zmarnowane, a wszelkie informacje zwrotne pomogą Ci stworzyć lepszą procedurę.
Ważne jest, aby porozmawiać ze wszystkimi, którzy będą zaangażowani w politykę, więc upewnij się, że skonsultowałeś się również z menedżerami, którzy będą odpowiedzialni za wdrożenie zasad. Pamiętaj, że ponieważ regularnie kontaktują się z pracownikami, będą w stanie zapewnić doskonały wgląd.
Krok 4: Opracuj zasady
Ponieważ polityka będzie dotyczyć pracowników, ważne jest, aby język był jak najprostszy. Unikaj mowy prawnej i żargonu, ponieważ nie jest to konieczne, i upewnij się, że sformułowanie jest bezstronne. Wskazane jest również, aby sformułowanie było jak najbardziej elastyczne i zezwalało na wyjątki, używając terminów takich jak „ogólnie”, „zwykle”, „zwykle” itp.
Co musi zawierać
- Cel polityki
- Osoby, do których się odnosi i do których to dotyczy
- Rzeczywista reguła lub standard, który musisz przekazać
- Odnośniki, takie jak inne zasady, dokumenty i przepisy prawne, które wspierają tę politykę
- Data wejścia w życie polisy
Krok 5: Przejrzyj zasady
Zanim zaczniesz wdrażać zasady, musisz poprosić zaangażowane osoby o ich sprawdzenie. Pomoże to upewnić się, że ludzie rozumieją procedurę, a ich opinie mogą również pomóc w ulepszeniu brzmienia itp.
Zawsze dobrym pomysłem jest zebranie grupy pracowników i menedżerów i wykorzystanie ich jako uczestników testów. Będzie to mniej czasochłonne i przyniesie takie same wyniki, jakbyś pytał wszystkich w firmie.
Pytania do menedżerów
- Czy będziesz w stanie wdrożyć tę politykę? Czy posiadasz wymagane umiejętności i zasoby?
- Czy rozumiesz obowiązki swoje i swoich podwładnych?
- Czy uważasz, że treść polisy jest bezstronna?
Pytania do pracowników
- Czy rozumiesz swoje obowiązki i czego się od ciebie oczekuje?
- Czy uważasz, że sformułowanie jest bezstronne?
- Jakich szkoleń lub dodatkowych informacji potrzebujesz przed wdrożeniem tych zasad?
Przegląd prawny
Prawnik nie zawsze będzie musiał sprawdzać twoje zasady. Jednak zdecydowanie zaleca się, aby w przypadku polityk złożonych lub dotyczących dyscypliny i skarg skonsultować się z prawnikiem ds. Prawa pracy.
Opracowanie spójnych zasad może pomóc organizacjom budować bardziej pozytywną kulturę firmy i działać płynniej. Ważne jest również znalezienie różnych metod wdrażania, takich jak podręczniki dla pracowników, aby zapewnić ich pomyślne wdrożenie.
Czy kiedykolwiek opracowałeś politykę kadrową? Poinformuj nas o tym…
