Wraz z ewolucją współczesnego miejsca pracy rozwija się również delikatna sztuka zarządzania projektami. Dawno minęły czasy przenoszenia notatek pocztowych po tablicach; firmy szukają teraz najbardziej wydajnych i opłacalnych narzędzi, ponieważ starają się usprawnić przepływ pracy i czerpać więcej z robienia mniej.
Oprogramowanie do zarządzania projektami zaznacza wszystkie te pola. Niezależnie od firmy lub branży, można ją łatwo dostosować i dostosować, aby spełniała wymagania dowolnej organizacji. Oczywiście niektóre zespoły mogą się wahać. Odporność na zmiany ma naturę ludzką, a kiedy marże zysku wpływają na wynik, firmy częściej pytają, dlaczego powinny używać konkretnego narzędzia.
Jednak wiele zalet korzystania z dedykowanego oprogramowania powinno rozwiać te obawy. W tym artykule przyjrzymy się niektórym z tych zalet i omówimy ich pozytywne skutki dla Twojej firmy. Więc jeśli nie masz nadmiaru karteczek zalewających magazyn, przeczytaj…
1. Łatwiejsza współpraca
Wiele zadań nakłada się na granice wydziałowe i lokalizacyjne, a czasem każdy członek zespołu może mieć trudności ze świadomością tego, co dzieje się poza jego bezpośrednim kręgiem. Na szczęście narzędzie do zarządzania projektami od razu eliminuje ten problem; Na przykład Wrike zapewnia transmisję aktywności na żywo, która pozwala innym członkom zespołu wiedzieć, nad czym pracujesz, a także istnieje funkcja wiadomości błyskawicznych dla wszelkich dokuczliwych zapytań.
W rezultacie szybka i oparta na oprogramowaniu usługa w czasie rzeczywistym pozwala zespołom bezproblemowo współpracować, unikając potencjalnych problemów komunikacyjnych. Może także położyć kres tym irytującym spotkaniom „aktualizującym”, aby zebrać postępy wszystkich; szczególnie przydatna korzyść, gdy czas - i cierpliwość - są na wagę złota.
2. Lepsze planowanie
Śledzenie kamieni milowych w projekcie może być trudne, zwłaszcza, że każdy członek zespołu musi wiedzieć, co należy ukończyć i do kiedy. Aby temu zaradzić, oprogramowanie do współpracy może wykorzystywać jasne i łatwe do śledzenia wykresy Gantta na osi czasu projektu, które można następnie stale aktualizować. Jest to bardzo przydatne, gdy rzeczy nieuchronnie zmieniają się w danym momencie, a zasoby muszą zostać przesunięte.
Pozwala również wirtualnym menedżerom na wdrażanie instrukcji w jasny i przystępny sposób, wyświetlając wizualnie poszczególne zadania i informując wszystkich, gdzie się znajdują, jednym kliknięciem. Dzięki temu wśród ogólnego chaosu pracowitego projektu słaba organizacja nie może być usprawiedliwieniem przekroczenia terminu.
3. Lepsza komunikacja z klientami
Wszyscy tam byliśmy: połączenie konferencyjne z klientem o 10 rano, które zaczyna się o 10.15 z powodu braku dostępnych pokoi (po czym następuje kolejne 15 minut opóźnienia, ponieważ klient otrzymał niewłaściwe połączenie). Oprócz tego, że wyglądasz mniej niż profesjonalnie, jest to również nieefektywny i czasochłonny proces.
Dzięki oprogramowaniu internetowemu opartemu na chmurze ta saga nie musi się zdarzyć. Klienci mogą uzyskać dostęp do tablicy zadań i łatwo zobaczyć postępy; mogą następnie przekazywać opinie i wprowadzać zmiany w odpowiednich obszarach - wszystko, czego potrzebują, to hasło i nazwa użytkownika. W wielkim schemacie rzeczy powoduje to o wiele bardziej wydajne wykorzystanie twojego i czasu klienta.
4. Łatwiejsze delegowanie zadań
Dla menedżerów może być bardzo czasochłonne przekazywanie zadań osobom, szczególnie w przypadku większych projektów, które obejmują inne działy i lokalizacje. Zamiast informować każdą osobę pojedynczo, zadanie można po prostu wstawić do osi czasu projektu i przypisać do odpowiedniego członka zespołu, wraz z dokładnymi instrukcjami.
Ułatwia to życie całemu zespołowi, który może po prostu sprawdzić oprogramowanie, aby zobaczyć, co mają robić i kiedy trzeba to zrobić - skuteczne i oszczędzające czas zwycięstwo dla wszystkich.
5. Zarządzanie budżetem
Jest to kolejna zaleta elastycznego i uniwersalnego systemu oprogramowania, szczególnie dla menedżerów, którzy muszą kontrolować koszty projektu i upewnić się, że nie wymknie się spod kontroli. Dysponując faktycznymi, wymiernymi dowodami na to, co pracownik zrobił i przez ile godzin, osoby kontrolujące budżet mogą zobaczyć koszty w czasie rzeczywistym i określić, gdzie wydaje się zbyt dużo pieniędzy.
To z kolei może wpływać na podejmowane decyzje, umożliwiając menedżerom modyfikowanie w razie potrzeby lub przydzielanie godzin w inny sposób. Znaczenie odpowiedzialności finansowej jest często pomijane, gdy nacisk kładziony jest na sam projekt, a jest to jedna z bardziej subtelnych korzyści z używania niezawodnego narzędzia do zarządzania projektami.
6. Udostępnianie dokumentów i dostęp
Jedną z dodatkowych korzyści z centralizacji wszystkiego w jednym miejscu jest większa kontrola użytkowników nad dokumentami. Oprócz tego, że nie można ich zgubić ani zgubić, system pozwala również użytkownikom śledzić wszelkie modyfikacje lub zgłoszenia, co zapewnia większą odpowiedzialność i przejrzystość w zakresie tego, kto zmienił to, co w danym dokumencie.
Jest to również praktyczne, ponieważ członkowie zespołu mogą łatwo znajdować dokumenty bez potrzeby przeszukiwania wspólnych dysków lub proszenia o łącza. Jest to szczególnie wygodne, gdy użytkownik czeka na zaktualizowaną wersję pliku lub znajduje się na spotkaniu klienta w ostatniej chwili i potrzebuje szybkiego dostępu.
Subskrybować
Zapisz się do naszego newslettera, aby uzyskać więcej niesamowitych treści i uzyskaj 20% ZNIŻKI na nasz test kariery!
Subskrybować7. Standaryzowane procesy
Jak już wspomniano, jedną z głównych zalet oprogramowania do zarządzania projektami jest to, że zapewnia on wszystkim dostęp do tej samej strony. Dotyczy to także twoich procesów, ponieważ każdy musi podać te same informacje i używać tych samych szablonów podczas tworzenia i edytowania dokumentów.
Choć może się to wydawać powierzchowne, ważne jest, aby ujednolicić wszystko i upewnić się, że każdy dokument ma taki sam wygląd i odczucia. Oprócz tego, że wydaje się bardziej profesjonalny, pomaga także w tworzeniu spójności i jedności na wszystkich płaszczyznach, ponieważ wszyscy pracują w ten sam sposób.
8. Zintegruj nowych członków zespołu
Doprowadzenie kogoś do projektu w połowie może być zniechęcającym doświadczeniem dla obu stron, ponieważ bogactwo informacji i kontekstu musi zostać wyjaśnione i nauczone w bardzo krótkim czasie. Dzięki łatwemu w użyciu narzędziu, wszelkie nowe dodatki do zespołu mogą od początku wyraźnie oceniać postęp projektu, a także wszelkie zmiany kierunków po drodze. Oznacza to, że mogą wejść do zespołu bez wysiłku, wymagając minimalnej integracji i będąc w stanie od razu wnieść skuteczny wkład.
9. Praca zdalna
Wiele czołowych firm oferuje teraz elastyczną i zdalną pracę; oprogramowanie do współpracy pozwala pracownikom robić to skutecznie, bez odłączania się od zespołu.
Wynika to z faktu, że kierownicy projektów mogą być pewni, że zadania są nadal wykonywane bez konieczności fizycznej kontroli, podczas gdy użytkownicy w domu mają wszystkie potrzebne zasoby na wyciągnięcie ręki; wymagane jest tylko niezawodne połączenie z Internetem. W miejscu pracy, które jest coraz bardziej progresywne i otwarte na zmiany, ten sposób pracy może stać się bardziej powszechny w najbliższej przyszłości - z tym oprogramowaniem, które będzie w jego centrum.
Jak widać, zalety korzystania z narzędzi do zarządzania projektami są bezdyskusyjne. W obliczu skomplikowanych zadań składających się z dużej, często rozproszonej siły roboczej, bezpośrednim problemem jest sposób organizacji, delegowania i komunikacji. Oprogramowanie Synergetic z łatwością rozwiązuje te problemy.
Dbając o logistykę, pozwala to menedżerom skoncentrować się na prowadzeniu projektu, a pracownicy dokładnie wiedzą, co powinni robić i kiedy; w wyniku tego proces staje się łatwy, a pozytywny wynik końcowy może zostać osiągnięty w sposób zadowalający wszystkie strony.
Dzięki światowej klasy oprogramowaniu Wrike udzielił wsparcia niektórym najbardziej rozpoznawalnym firmom na świecie i nadal tworzy innowacyjne rozwiązania. Od planowania do dostawy, ich narzędzie umożliwia zespołom biznesowym osiąganie celów projektu za pomocą łatwego w obsłudze i logicznego interfejsu; z ich najnowocześniejszego oprogramowania korzysta obecnie ponad 15 000 organizacji na całym świecie.
