Jednak nie wszyscy są silnymi komunikatorami. Chociaż niektórzy ludzie najwyraźniej mają naturalny sposób posługiwania się słowami, wielu musi rozwinąć tę umiejętność od zera. Bez względu na to, gdzie pasujesz do tego spektrum, bardzo ważne jest, aby zrozumieć znaczenie posiadania dobrych umiejętności mówienia i słuchania.
Niezależnie od tego, czy jesteś osobą poszukującą pracy, nowym pracownikiem czy szefem całej organizacji, zawsze jest coś do nauczenia się. Oto jak poprawić swoje umiejętności komunikacyjne, krok po kroku…
1. Zrozumieć język ciała
Język ciała lub komunikacja niewerbalna to subtelna sztuka, która może wiele powiedzieć i może być zastosowana w wielu sytuacjach. Na przykład jako lider, wyprostowanie się i przyjęcie właściwej postawy podczas przemawiania do pokoju pełnego ludzi sugeruje, że jesteś pewny siebie i czujesz się komfortowo; wszyscy dobrzy mówcy rozumieją, że to, co mówisz, jest tak samo ważne, jak to, co mówisz.
Jest to równie ważne w sytuacji jeden na jednego. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub oceny zawsze utrzymuj kontakt wzrokowy podczas rozmowy z kimś. Wygląd przez okno lub podłogę sugeruje, że albo tak naprawdę nie wierzysz w to, co mówisz, albo nie jesteś zainteresowany.
Nie zwracaj uwagi tylko na to, jak radzi sobie Twój język ciała - spróbuj przeczytać język drugiej osoby. Ktoś może ci powiedzieć, że zgadza się z tobą na głos, ale jeśli wierci się lub unika kontaktu wzrokowego, sugeruje, że tak naprawdę nie jest. Ludzie podświadomie polegają na komunikacji niewerbalnej w swoich interakcjach, więc nigdy nie zapominaj czytać - i mówić - między wierszami.
2. Zachęcaj do interakcji
Z doświadczenia, siedzenie przez dwugodzinną prezentację PowerPoint na temat zarządzania realizacją korzyści bez zasypiania jest wyzwaniem. Poważnie. Dobra komunikacja to dwukierunkowa ulica, więc upewnij się, że ludzie się w to angażują - w końcu nikt nie lubi rozmawiać przez dwie godziny na najbardziej nudny temat na świecie.
W kontekście grupy zadawaj pytania (nawet jeśli są hipotetyczne). Przywołuj ciekawe punkty, które skłaniają ludzi do myślenia, i fizycznie wykorzystuj członków widowni, aby wszyscy byli na nogach. Obwinianie tematu za zbyt nijakie nie jest usprawiedliwieniem - Twoim obowiązkiem jest komunikowanie rzeczy w sposób skuteczny i angażujący.
Te same zasady obowiązują również w sytuacji jeden na jednego. Prowadź rozmowę, zagłębiając się w to, co mówi druga osoba, zawsze starając się wyjaśnić wszelkie instrukcje. Jeśli otrzymałeś zadanie, nie wahaj się wysłać dalej wiadomości e-mail, usuwając wszelkie potencjalne nieporozumienia dotyczące tego, co dokładnie masz zrobić.
3. Mów „Natychmiast”
Może się to wydawać niewypowiedziane, ale komunikacja doraźna jest bardzo skuteczna. Praktykowani przede wszystkim przez prawników podczas wypowiadania się w sądzie, to przede wszystkim sztuka polegająca na stosowaniu minimalnych notatek po kulach, aby utrzymać mowę na dobrej drodze, bez zapamiętywania lub ćwiczenia od słowa do słowa, co zamierzasz powiedzieć.
Chociaż może to zabrzmieć jak dziwne podejście - konwencjonalna mądrość głosi, że przygotowanie jest wszystkim, przecież - mówienie w ten sposób pozwala ci elastycznie i swobodnie oceniać reakcję odbiorców i angażować się w dowolne punkty debaty w ich trakcie. Powoduje to o wiele bardziej interesującą i angażującą dyskusję i sprawia, że publiczność jest aktywnym uczestnikiem, nawet o tym nie wiedząc.
Bądź jednak ostrożny. Jeśli nie czujesz się w 100% komfortowo z tym, o czym mówisz, potencjał, że coś pójdzie nie tak, jest bardzo realny; ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest pozostawienie pustego umysłu bez żadnych notatek, na których można polegać!
4. Poznaj swoich odbiorców
W każdej sytuacji, w dowolnej roli, wiedza, z kim się komunikujesz, jest kluczem do zrozumienia, w jaki sposób przekazać swój punkt widzenia lub ustalenia potrzebnych informacji. W firmie może to wymagać czasu, abyś mógł poznać poszczególnych członków zespołu i sposób ich działania; niektórzy pracownicy mogą na przykład dobrze reagować na krytykę, ale inni mogą działać lepiej, gdy zostaną zachęceni.
W szerszej skali zwykle wystarczy zachować pewien rozsądek. Na przykład, jeśli piszesz wiadomość e-mail do swojego szefa, powinieneś zachować uprzejmy, profesjonalny i skoncentrowany na pracy; jednak kiedy pójdziesz odebrać pocztę z poczty, doskonale jest porozmawiać o West Hamie z Trevorem. Mogą to być dwa zupełnie różne style komunikacji, ale są one odpowiednie dla odpowiednich odbiorców; oba powodują również kultywację i rozwój dwóch różnych rodzajów relacji w miejscu pracy.
Zawsze odpowiednio dostosuj swoje podejście i zrozum, że nie ma jednego uniwersalnego podejścia, jeśli chodzi o komunikację.
5. Słuchaj
Jest mądre, stare powiedzenie - często propagowane w środowiskach wojskowych - że masz dwoje oczu, dwoje uszu, ale tylko jedno usta i że powinieneś stosować ich użycie w tym stosunku. Mówiąc bardziej jasno: aby być skutecznym komunikatorem, powinieneś słuchać znacznie więcej niż mówisz.
Jest tak, ponieważ łatwiej jest tworzyć rozwiązania, gdy masz większą świadomość problemów. Nie oznacza to również biernego słuchania; ludzie mogą dostrzec, kiedy dajesz złudzenie, że bierzesz rzeczy na pokład. Właściwie naprawdę słuchaj tego, co ci powiedziano i odpowiednio na to reaguj; nie szanujcie ich pewności siebie, powstrzymując się od formalnej odpowiedzi lub rozwiewając ich obawy.
Wreszcie, nie bądź okropnym rozmówcą. Nie ma nic bardziej irytującego niż rozmowa z kimś, kto nieustannie ci przeszkadza lub mówi o tobie; jest to podstawowa wada połączenia z ich strony i pokazuje, dlaczego tak ważne jest, abyś nie popełnił tego samego błędu. Zawsze pamiętaj: bez kogoś do słuchania nie ma komunikacji.
6. Przejdź do rzeczy
Wszyscy tam byliśmy, cierpliwie czekając na prostą odpowiedź na proste pytanie, które wkrótce przekształca się w pełną historię życia drugiej strony. Podczas gdy bardziej uprzejmi i tolerowani spośród nas mogą uprzejmie kiwać głową i uśmiechać się przez zaciśnięte zęby, takie podejście nie sprzyja profesjonalnemu środowisku: zamiast tego wszyscy muszą mieć rację.
Nie oznacza to, że rozmowę należy zniechęcać; oznacza to po prostu, że komunikacja jest bardziej efektywna, gdy rzeczy są krótkie, jasne i zwięzłe. Wtrącanie przez 10 minut może sprawić, że ludzie się wyłączą lub najważniejsze punkty do zabrania mogą zgubić się w błocie. Koncentrując się tylko na tym, co ważne, nic nie może się zgubić w tłumaczeniu.
Nie bądź jednak zbyt niejasny; Chodzi o to, aby być zwięzłym, a jednocześnie konkretnym - nie tylko po to, aby to zrobić. Przeczytaj e-maile przed ich wysłaniem, aby upewnić się, że masz równowagę, a podczas spotkań słownych skup się na spójności i zwięzłości.
7. Unikaj rozpraszania uwagi
Nic nie zabija sztuki rozmowy, podobnie jak wyciąganie telefonu i czytanie wiadomości (lub, co gorsza, przewijanie przez Facebook). Nawet jeśli przestępca mówi ci, że wciąż słucha, wszystko o jego zachowaniu mówi ci, że nie; czy to na spotkaniu, wycenie, czy nawet na randce, nigdy nie jest to do przyjęcia i nie powinieneś tego robić.
Jeśli jesteś w trakcie czegoś i otrzymujesz ważną rozmowę telefoniczną, bądź uprzejmy i uprzejmy i poinformuj drugą osobę, że musisz odebrać połączenie - w przeciwnym razie zignoruj to i oddzwoń później lub szybko odbierz i powiadom tę osobę jesteś z kimś i oddzwonisz.
Wszyscy są zajęci i ludzie czują, że muszą wykonywać wiele zadań, aby zarządzać swoimi obciążeniami, ale czytają e-maile, gdy ktoś próbuje ci coś powiedzieć, sprowadza się do podstawowej uprzejmości. Nawet na kilka minut odłóż wszystko inne i skup się na osobie (lub osobach), które są przed tobą.
8. Naśladuj innych
Ilekroć próbujesz doskonalić dowolne umiejętności, czy to golf, gotowanie czy komunikację, przydatnym podejściem jest badanie ekspertów w tej dziedzinie. Uczenie się, jak to robią, naśladowanie lub czerpanie inspiracji ze swoich zachowań i procedur może czasem dać wgląd w to, co czyni ich tak skutecznymi.
Jeśli na przykład regularnie rozmawiasz z dużymi grupami ludzi, zapoznaj się z materiałami znanych mówców, takich jak Barack Obama, Steve Jobs i Oprah Winfrey. Nie musisz zaczynać nosić czarnego golfa lub przyjmować każdego gestu ręki, ale możesz dowiedzieć się, dlaczego ich obecność jest tak magnetyczna, na przykład nacisk na postawę, ton i poród. Możesz nawet nauczyć się czegoś od komików-stojących; żarty mogą nie być odpowiednie, ale atmosferę pewności siebie i nienagannego wyczucia czasu, które przekazują, można przełożyć na dowolną formę wystąpień publicznych.
Nie ignoruj też źródeł inspiracji, które są bliżej domu. Czy są jakieś konkretne osoby, z którymi czujesz się całkowicie swobodnie rozmawiając? Ludzie, którzy uwzględniają to, co mówisz, jednocześnie przekazując swój przekaz z szacunkiem i skutecznie? Wykorzystaj je. Wybierz najlepsze komponenty ich podejść i zastosuj je według własnego uznania.
9. Nagraj się
Jest to praktyczna technika, która może bezpośrednio poprawić twoje umiejętności komunikacyjne, nawet jeśli może powodować skurcze na dźwięk własnego głosu.
Jest to jednak niezwykle pomocne, ponieważ jest prawie pewne, że zauważysz pewne maniery lub nawyki, których nie zdajesz sobie sprawy, kiedy faktycznie mówisz - i o których nikt inny nie będzie ci wspominał. Na przykład, jeśli na początku każdego zdania powiesz „um” lub „wiesz” (jak zwykle robi to wiele osób), może to być dość denerwujące dla słuchaczy; tylko wtedy, gdy sam to usłyszysz, możesz skrytykować i poprawić swoje podejście.
Oczywiście, najpierw upewnij się, że masz świadomość i zgodę drugiej osoby i wyjaśnij, dlaczego dokładnie nagrywasz; kiedy się dowiedzą, mogą zaoferować własne wskazówki - a nawet pójść w ślady i zrobić to samo, aby rozwinąć własne umiejętności.
Jak widać, istnieje wiele działań, które możesz podjąć, aby poprawić swoje umiejętności komunikacyjne. Warto również poświęcić czas, ponieważ pracodawcy cenią osoby, które mogą zarówno przekazywać informacje, jak i brać je na pokład. Bycie silnym i skutecznym komunikatorem nie tylko przynosi korzyści w pracy; będzie to miało pozytywny wpływ na każdy aspekt twojego życia osobistego i zawodowego.
Czy masz jakieś inne wskazówki lub pomysły, które pomogą Ci poprawić swoje umiejętności komunikacyjne? Daj nam znać w komentarzach poniżej!
