Oczywiście oznacza to, że konieczne jest posiadanie wielu sznurków na łuku, przy czym każdy członek zespołu oczekuje, że zrozumiesz ich własne obawy i możliwości - a wszystko to podczas żonglowania całym szeregiem czynników zewnętrznych, takich jak koszty i ograniczenia czasowe. Dlatego ważne jest, aby się przygotować.
Dla tych, którzy mają cele związane z rolą kierownika projektu, opracowaliśmy listę niezbędnych atrybutów, które będą potrzebne, aby zobaczyć cię na każdym etapie procesu. Czytaj dalej, aby zobaczyć, czy masz to, czego potrzeba ...
1. Przywództwo
Choć może wydawać się to oczywiste, skuteczny kierownik projektu musi być silnym liderem; oznacza to również możliwość rozróżnienia między nimi.
Opracowywanie harmonogramów, rozumienie niuansów kontraktowych i delegowanie zadań to wszystkie zadania związane z zarządzaniem podręcznikami, których można się uczyć i rozwijać, ale motywowanie członków zespołu do przekraczania terminów, gdy jest już dobrze po godzinie 5, wymaga czegoś innego: przywództwa.
Zarządzanie projektami to nie tylko alokacja i organizacja wymiernych zasobów; chodzi także o budowanie relacji z ludźmi i zrozumienie, jak najlepiej z nich korzystać. Oczywiście jesteś odpowiedzialny za realizację projektu, ale jedynym sposobem na osiągnięcie tego jest kierowanie zespołem.
2. Komunikacja
Umiejętność skutecznego komunikowania się jest niezbędną miękką umiejętnością dla każdego pracownika, ale nie bardziej niż kierownika projektu. Cała twoja operacja przeżyje lub umrze na twojej zdolności do jasnego przekazywania instrukcji zespołowi, a także na zdolności słuchania problemów, które mogą mieć.
Będziesz także musiał komunikować się ze wszystkimi innymi osobami związanymi z projektem, takimi jak dostawcy, kontrahenci, interesariusze i, oczywiście, klienci. Może to wymagać dostosowania twojego stylu lub podejścia, jeśli to konieczne, więc skup się na wiedzy, jak kultywować te relacje.
Upewnij się, że korzystasz z różnych dostępnych narzędzi komunikacji; istnieje wiele systemów oprogramowania do zarządzania projektami zaprojektowanych, aby ułatwić Ci życie. Od początku do końca projekt to ciągły cykl instrukcji, delegacji i informacji zwrotnych, więc czy to poprzez współpracę w chmurze, czy spotkania indywidualne, upewnij się, że jest skuteczny.
3. Negocjacje
Negocjacje to nie tylko targowanie się z dostawcami, aby uzyskać lepszą cenę, lub z klientami / wyższym kierownictwem, aby uzyskać przedłużenie w określonym terminie; negocjacje dotyczą także zarządzania konfliktami, kiedy i kiedy się pojawiają, często między dwiema stronami, które są równie ważne dla powodzenia projektu.
Równoczesne zadowolenie wszystkich wymaga dużo taktu i dyplomacji, zwłaszcza gdy sprawy zaczynają być polityczne. Zdolność do kompromisu i ustanowienia środka jest sama w sobie cenną umiejętnością i wraca do umiejętności budowania i utrzymywania relacji z ludźmi.
Wiedza o tym, jak znaleźć równowagę między postępem projektu a potrzebami wszystkich zaangażowanych, jest pewnym wyznacznikiem dobrego kierownika projektu; wiedza, jak to zrobić, aby wszyscy czuli się tak, jakby wygrali, jest znakiem wspaniałego.
4. Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem to kolejna delikatna czynność równoważenia, która będzie podlegać twoim kompetencjom, szczególnie gdy coś nieuchronnie pójdzie nie tak i kierownictwo wyższego szczebla postawi cię na celownik. Przygotowanie na te ewentualności jest ważną częścią zarządzania projektami, a także identyfikacją praktycznych rozwiązań w najgorszym przypadku.
Jednak w rzeczywistości sekretem skutecznego zarządzania ryzykiem jest przede wszystkim doświadczenie. O ile nie jest to twoje pierwsze rodeo, istnieje szansa, że zobaczysz to wszystko wcześniej i zauważysz, gdzie mogą wystąpić potencjalne problemy; niestety nie ma innego sposobu na złagodzenie tego niż zwykłe uczenie się w pracy.
Co ilustruje kluczową kwestię: zarządzanie ryzykiem polega na elastyczności i szybkim dostosowywaniu się do każdej zmiany okoliczności. Możesz wprowadzić niezliczone ostrzeżenia i plany, ale zawsze będziesz podejrzany o nieprzewidziane czynniki, niezależnie od tego, czy jest to twój pierwszy projekt, czy też Twój 20. Wykorzystaj swoją istniejącą wiedzę, ale zawsze bądź gotowy na dostosowanie.
5. Organizacja
Kiedy jesteś odpowiedzialny za szeroki wachlarz zasobów pieniężnych, technicznych i ludzkich, możliwość odpowiedniego ich rozmieszczenia - i śledzenia ich wszystkich - jest niezwykle ważna. Dlatego umiejętności organizacyjne są kluczowe.
Jako nadzorca nie musisz być na bieżąco z każdym szczegółem - w końcu nikt nie chce być zarządzany przez mikro - ale musisz wiedzieć, że każdy zasób jest efektywnie wykorzystywany przez cały czas, aby zmaksymalizować wydajność. Pracownicy zawsze będą reagować, gdy otrzymają określone role z wyraźnym celem końcowym.
Organizacja dotyczy również ciebie. Jeśli nie możesz skutecznie zarządzać własnym harmonogramem, nie ma nadziei dla reszty zespołu. Dowiedz się, gdzie powinieneś i kiedy, a także zrozum, gdzie prawdopodobnie będziesz potrzebny.
6. Świadomość biznesowa
Zarządzanie projektami obejmuje branie odpowiedzialności za wiele rzeczy; dla większości zainteresowanych stron najważniejszym z nich będzie niewątpliwie budżet.
Jeśli nie masz szczęścia, by organizacja, dla której pracujesz, dała karte blanszowania, będziesz musiał podejmować trudne decyzje. W przeciwieństwie do ludzi, pieniądze nie są elastyczne - wiedza, gdzie ustalić priorytety i przydzielić fundusze, wymaga silnej wiedzy biznesowej, ponieważ prawdopodobnie będziesz potrzebować każdego grosza.
Kluczem do sukcesu jest kontrolowanie finansów projektu i wyważenie każdej decyzji pod kątem konsekwencji fiskalnych. Możesz nie czerpać przyjemności z korzystania ze swojego wewnętrznego Scrooge za każdym razem, gdy twój zespół prosi o dodatkowe zasoby, ale jeśli tego nie zrobisz, koszty projektu - i wiara sponsora w twoje umiejętności - wyparują.
7. Specjalizacja wiedzy na temat przedmiotu
Chociaż większość umiejętności z tej listy można przenosić, niezaprzeczalną prawdą jest również to, że zarządzanie projektami jest bardzo trudne, chyba że masz wiedzę i świadomość biznesu i branży, w której pracujesz, zwłaszcza bardziej techniczną pracę, którą wykonuje Twój zespół .
Oczywiście nie oznacza to, że musisz znać każdy niuans. Ale zrozumienie platform i używanych przez nich systemów da ci o wiele lepsze pojęcie o tym, co można, a czego nie można osiągnąć, a także umożliwi skuteczniejszą komunikację nie tylko z zespołem, ale także z klientami i interesariuszami.
Ważne jest, aby się uczyć . Jeśli spróbujesz przejść przez projekt, nie mając pojęcia, jakie są możliwości własnego zespołu, prawdopodobnie nie odniesiesz sukcesu. Jeśli na etapie inicjacji i planowania zostaną przedstawione obszary, które nie są ci znane, poświęć czas na zbadanie i zrozumienie, na ile to możliwe. Im więcej wiesz, tym bardziej twój zespół i klienci docenią cię.
8. Cierpliwość
Jako kierownik projektu cierpliwość jest rzeczywiście cnotą. Będziesz na łasce prawa Murphy'ego, zgodnie z którym jeśli coś może pójść nie tak, to na pewno tak będzie. Możliwość wzięcia głębokiego oddechu i cofnięcia się w celu ponownej oceny sytuacji (opierając się pokusie wyrzucenia laptopa z okna i wyemigrowania na Fidżi) bez wątpienia będzie ci dobrze służyć.
Na podobny temat pomoże również poczucie humoru. Kiedy Twój zespół pracuje w wyznaczonym terminie, zawsze istnieje możliwość tarcia; humor złagodzi napięcia i pokaże, że proces się nie przytłacza. Jako lider musisz określić ton i kulturę miejsca pracy - tylko dlatego, że ciężko pracujesz, nie oznacza to, że środowisko musi być duszne.
Oczywiście są to tylko najlepsze przykłady szerokiego i różnorodnego zestawu umiejętności, którego niewątpliwie potrzebuje odnoszący sukcesy kierownik projektu. Ale stanowią one również bardzo silny fundament. Jeśli zaznaczysz wszystkie te pola, powinieneś poważnie rozważyć wysunięcie się do następnego zadania, które przejdzie przez drzwi twojego działu.
Jakie inne umiejętności tworzą udanego kierownika projektu? Daj nam znać w komentarzach poniżej…
