Chociaż niekoniecznie musimy przekazywać ducha Williama Szekspira, gdy wysyłamy e-maile do naszych współpracowników lub menedżerów, nadal ważne jest stosowanie dobrej etykiety w Gmailu lub Yahoo! wiadomości e-mail.
Pamiętaj: jest leniwe pisanie wiadomości e-mail i formalny skład wiadomości e-mail. Z którego chcesz korzystać, gdy jesteś w biurze?
Ujmijmy to w następujący sposób: jeśli chcesz być traktowany poważniej i uważany za bardziej profesjonalnego, zdecydowanie zalecamy to drugie. Ujmmy to inaczej: nie denerwujesz się, gdy Bill z Marketingu wysyła ci wiadomości, które bardziej przypominają spam od lat 90.?
Czym więc jest profesjonalna etykieta e-mail w roku 2018 i później?
Mamy zbiór wskazówek, jak napisać firmowy e-mail, który nie wydaje się, że nastolatek napisał go na Snapchacie, a raczej przez kompetentną osobę dorosłą.
1. Użyj profesjonalnego języka
Jasne, w świecie zewnętrznym skracasz słowa, piszesz nieodpowiedni język, którego nigdy nie używałbyś w miejscu pracy, i używasz języka angielskiego beztrosko porzucając - nie dbamy o to, ile razy to robisz, przestań pisać z „, ” gr8 ”i„ LOL ”we wszystkich e-mailach Twojej firmy - są to typowe grzechy e-mail.
Oto, jak napisać ogólny e-mail do profesjonalnego ustawienia:
- otwórz swój e-mail z powitaniem
- od razu przejdź do treści wiadomości e-mail
- rozstać się dobrze z przyjaznym podpisem, takim jak „dzięki”, „szczerze” lub „najlepsze życzenia”.
Jeśli chcesz dodać kolejny poziom profesjonalizmu, trzymaj się tylko e-maili związanych z biurem.
2. Przekaż odpowiedni ton
Jeśli jest jedna rzecz trudna podczas wysyłania wiadomości e-mail, jest to sygnał dźwiękowy.
Ponieważ odbiorca nie komunikuje się fizycznie i werbalnie z tobą, może być trudno zrozumieć, co naprawdę mówisz. Od humorystycznych po poważne, e-maile mogą zmniejszyć ton wszystkich e-maili.
Ile razy nieszkodliwy żart wpakował cię w kłopoty?
Główną trudnością jest pokonanie tej przeszkody i próba przekazania właściwego tonu. Istnieje kilka zaleceń, aby to osiągnąć:
- trzymaj się zaimków osobowych podczas cyfrowego pisania wiadomości e-mail
- pisz wiadomości e-mail aktywnym głosem, a nie pasywnym
- starannie dobieraj słowa - niewłaściwy przymiotnik lub rzeczownik może spowodować uszkodzenie
- znać właściwe pozdrowienia i zamknięcia, ale nie bądź zbyt słodki.
Często w naszej skrzynce odbiorczej czytamy za dużo wiadomości. Czy są nieokrzesani? Czy wiadomość była sarkastyczna? Czy nadawca był bierny agresywnie?
Są to rozsądne pytania, które zalewają nasz umysł po przeczytaniu najnowszej pozycji w naszej skrzynce odbiorczej, ale nadszedł czas, aby je wyrzucić i po prostu uświadomić sobie, że nadawca wysyła tylko wiadomość e-mail, a nie Drogi John ani Drogi Amy.
3. Sformatuj swój e-mail
Rzeczywiście, format wiadomości e-mail może nie wydawać się tak ważną rzeczą, ale jest to tylko jedna dodatkowa warstwa w dążeniu do udoskonalenia formalnej komunikacji. Pisząc wiadomość e-mail, będziesz chciał zachować spójny i profesjonalny motyw, szablon, którego będziesz regularnie używać.
Jak wygląda format domyślny? Zazwyczaj jest to Times New Roman, rozmiar 11 lub 12 i po jednym spacji po każdym akapicie.
Oto przykład:
Drogi Panie Vandelay,
Mam nadzieję, że wszystko w porządku.
Otrzymałem Twoją wiadomość i chciałbym podziękować za skontaktowanie się ze mną. Wziąłem twoją radę i dołączyłem do raportu dwie grafiki, aby podkreślić nasze produkty z lateksu. Możesz zobaczyć obrazy, które wybrałem w załączonym pliku.
Miejmy nadzieję, że zrobi to wrażenie na naszych japońskich klientach.
Z poważaniem,
[Wpisz podpis tutaj]
Prosty format, który nie jest wyszukany, jest zawsze lepszy niż ten, który jest bogaty i przesadzony. Nie potrzebujesz nieskazitelnych umiejętności obsługi komputera, aby poprawnie sformatować wiadomość e-mail.
4. Unikaj oburzających nazw użytkowników
Niezależnie od tego, czy otwierasz nowe konto e-mail w biurze, czy używasz prywatnego adresu e-mail do celów związanych z pracą, Twoim zadaniem jest zrobić jedną rzecz: unikać skandalicznej nazwy użytkownika ( lub ) . Spowoduje to wysłanie niewłaściwej wiadomości do twoich kolegów, przełożonych i szefa o twojej ogólnej postawie.
Mówiąc najprościej: zamiast tego użyj .
5. Korekta każdej wiadomości
Słuchaj, nie wszyscy jesteśmy nieomylni, wiesz? Popełniamy błędy, dlatego umieszczają gumki z tyłu ołówków i przycisk „Usuń” na naszych klawiaturach. Zdarza się.
Kluczem jest uczyć się na błędach. Jeśli Twoim celem na całe życie jest poprawianie błędów i uczenie się na ich podstawie, możesz zacząć od wiadomości e-mail.
Twoim głównym celem jest korekta każdej wysłanej wiadomości. Nie ma znaczenia, czy wiadomość e-mail zawiera dwa akapity, czy list do kierownika firmy. Można to zrobić na dwa sposoby: zainstaluj dodatek do gramatyki w przeglądarce - najpopularniejszym narzędziem jest Gramatyka - i dwukrotnie sprawdź pocztę e-mail przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”.
Jeśli nigdy nie byłeś zwolennikiem struktury zdania lub czasu teraźniejszego, z pewnością powinieneś rozważyć zainstalowanie Gramatyki. Nigdy nie wiadomo, czy nauczysz się rzeczy, o których zapomniałeś lub o których nie wiedziałeś. Kto wiedział, że istnieje ogromna różnica między „Gdybym był” w porównaniu z „Gdybym był”?
6. Mądrze używaj swojego podpisu
Podpis e-mail jest doskonałym narzędziem do dyspozycji, ponieważ może przekazać wiele ważnych informacji bez dodawania ich do kontekstu wiadomości. Właściwy podpis może powtórzyć Twoje imię i nazwisko, tytuł, informacje z mediów społecznościowych lub nawet dowcipne zdanie, które dotyczy Twojej branży. Może sprawić, że wyróżnisz się z tłumu i pozwoli zapamiętać Cię odbiorcom.
Więc jak stworzyć podpis, który Cię wyróżnia?
- ogranicz swój podpis do maksymalnie czterech linii
- dodaj ikony mediów społecznościowych, aby wprowadzić swój podpis w XXI wiek
- utrzymuj kolory proste i spójne; pomiń różową i domyślną czcionkę na czarno
- wstaw wezwanie do działania w ostatnim wierszu (pamiętaj o przyjęciu biurowym)
- powstrzymaj się od marnowania cennej nieruchomości, podając swój adres e-mail
- opublikuj kolorowy obraz siebie obok swojego podpisu
Oto próbka:
John Smith
Traveling Salesman, Company ABC [link do strony]
+ (44) (0) 1632 123456
W ten sposób maksymalizujesz moc podpisu e-mail.
7. Zrozum, że nic nie jest poufne
Oto prawda o korzystaniu z Internetu w 2018 roku: nic nie jest bezpieczne, poufne. Od infiltracji danych, naruszenia bezpieczeństwa po włamania do poczty e-mail, wydaje się, że wszystko i wszystko, co robisz online, nie jest już poufne i anonimowe. Zapytaj kierownictwo w Sony. I to ważne, aby pamiętać, kiedy następnym razem wyślesz e-mail, który jest pełen skarg i jest zbyt osobisty.
Innymi słowy, napisz wiadomość e-mail z myślą, że reszta biura może to zobaczyć. Lepiej po prostu trzymać się swojej pracy i odwiecznego powiedzenia „jeśli nie masz nic miłego do powiedzenia, to w ogóle nie mów”. Ponadto powstrzymaj się od podawania zbyt dużej ilości informacji na temat poufnych danych korporacyjnych.
Rezygnując z tych sugestii, możesz ryzykować, że inni też je przeczytają. To twoje szczęście, że za jednym razem, gdy skarżyłeś się na zasoby ludzkie, firma została zhakowana!
To prawda, że środowisko biurowe stało się nieco zrelaksowane w ostatnich latach. Jest to potencjalnie możliwe, ponieważ coraz więcej pokolenia milenijnego weszło na rynek pracy, wprowadzając swój entuzjazm i nowoczesne sposoby na krajobraz biurowy. Ale to zachowanie nie powinno być zintegrowane z wiadomościami e-mail. Powinno być odwrotnie: profesjonalny, czysty i uprzejmy - jak The Wall Street Journal .
Mówią, że e-mail nie działa. Jaki jest więc sens praktykowania dobrych manier? Biorąc pod uwagę, jak współczesna przestrzeń biurowa żyje i umiera przez e-mail, można śmiało powiedzieć, że się mylą. Zanim naciśniesz „Wyślij” w następnym e-mailu, zastanów się, czy spełnia on kryteria etykiety. Jeśli nie, musisz nacisnąć klawisz „Backspace” na klawiaturze i zacząć wszystko od nowa. Ubierasz się na sukces, więc dlaczego też nie napisać o sukcesie?
Czy piszesz profesjonalne e-maile? Daj nam znać w sekcji komentarzy!
