Ale nie musi tak być i nie powinno tak być. Rzeczywiście, właściwie wykonane spotkania mogą być bardzo skutecznym narzędziem. Kluczem do sukcesu jest uczynienie ich nie tylko znośnymi, ale faktycznie produktywnymi - oraz zapewnienie, że czas, który wszyscy spędzają z dala od biurka, nie zostanie zmarnowany.
Jak to można zrobić? Właściwie z pewnym wcześniejszym planowaniem i odrobiną zdrowego rozsądku. Oto kilka pomysłów na spotkanie zespołu, aby jak najlepiej wykorzystać możliwości zespołu.
1. Upewnij się, że spotkanie jest rzeczywiście konieczne
W większości przypadków przejrzystość w organizacji jest dobra. Oczywiście należy zachęcać pracowników do informowania o szerszym obrazie. Ale czy aktualizacje firmowe naprawdę wymagają od wszystkich narzędzi do ściągania na godzinę, czy mogą być dystrybuowane za pośrednictwem poczty elektronicznej? Lub jeśli korzystasz z narzędzi do współpracy, w których każdy może zobaczyć indywidualny postęp w konkretnym projekcie, czy naprawdę musisz zorganizować spotkanie, aby poprosić ludzi o aktualizację statusu?
Może to zabrzmieć jak zdrowy rozsądek, ale zespoły wciąż tracą cenny czas na tematy, które nie wymagają dyskusji. Stwarza to negatywne podejście do spotkań i może być postrzegane jako obowiązek pracowników, a nie jako niezbędna czynność w miejscu pracy. Zamiast tego próbuj dzwonić na spotkania tylko wtedy, gdy chcesz popchnąć coś do przodu lub tam, gdzie trzeba powiedzieć coś ważnego, a nie przejść przez ten sam zmęczony teren. Pamiętaj: organizowanie spotkań nie jest złą rzeczą - ale posiadanie zbyt wielu jest.
2. Rozpocznij spotkanie od huku
Gdy wszyscy wchodzicie do pokoju i zajmujemy miejsca, istnieje szansa, że nikt nie jest mentalnie przygotowany na spotkanie. Większość ludzi prawdopodobnie nadal będzie myśleć o zadaniu, z którego właśnie ich zabrano, podczas gdy reszta będzie miała nadzieję, że następne kilka godzin nie będzie zbyt bolesne.
Dlatego ważne jest, aby szybko przyciągnąć uwagę ludzi i skupić ich umysł. Prawdopodobnie nie osiągniesz tego, wprowadzając bezpośrednio szczegółową mikroanalizę najnowszych kwartalnych prognoz Marketingu, więc zamiast tego wypróbuj krótki quiz lub łamigłówkę. Rozluźni ludzi i skieruje ich umysł z dala od pracy, a także zaangażuje ich w cały proces. Możesz też zagrać w zabawny film lub opowiedzieć ciekawą historię - wszystko, aby odświeżyć i pobudzić swój zespół.
3. Kierunek
„Mieć porządek obrad” jest prawdopodobnie najbardziej nadużywaną instrukcją w regulaminie spotkania zespołu - uświęconą przez niektórych i wyśmiewaną przez innych - ale należy to wziąć pod uwagę. W końcu bardzo trudno jest osiągnąć cele spotkania, jeśli nie wiesz, jakie są te cele.
Kluczem jest jasna wiedza o tym, co chcesz się wydarzyć i pozostanie na tym kursie; mantra, która może zabrzmieć rozsądnie, ale pomija tendencję niemal każdego spotkania do dryfowania beznadziejnie poza trasą. Aby temu przeciwdziałać - a przynajmniej go powstrzymać - dobrym pomysłem jest wyznaczenie kogoś (siebie lub kolegi), który będzie pełnił funkcję strażnika i utrzymywał właściwy kierunek.
Nie oznacza to jednak, że powinieneś zamknąć lub zignorować jakieś dobre punkty tylko dlatego, że nie są one powiązane. Jeśli ktoś poruszy problem, który warto omówić dalej, ale nie wiąże się z wyznaczonymi celami, zapisz go w minutach następnego spotkania.
4. Rób przerwy
W przypadku krótszych spotkań może to nie mieć zastosowania, ale w przypadku wszystkiego, co rozciąga się na ponad godzinę, bardzo ważne jest, aby wszyscy w pokoju mieli przynajmniej jedną krótką przerwę. Koncentrowanie się na toalecie lub desperacja na papierosa może być trudne. Nie ma sensu wysuwać pomysłów z ludźmi, którzy nie czują się komfortowo fizycznie.
Trudno jest również wziąć dużą ilość informacji i zaoferować znaczący wkład, gdy jesteś przy tym przez 40 minut bez przerwy; nawet kilka minut na szybkie rozciągnięcie nóg może ożywić ludzi i dać mózgowi szansę spojrzenia na to inaczej.
5. Zaangażuj CAŁY swój zespół
Jednym z powodów, dla których spotkania mogą czasem upaść, jest to, że zawsze te same głosy dominują co tydzień. Oprócz tego, że powoduje to wyłączenie innych, oznacza to również, że nie wykorzystuje się pełnego potencjału zespołu. Na przykład jeden z cichszych, bardziej introwertycznych członków zespołu może mieć idealne rozwiązanie konkretnego problemu, ale może nie czuć się komfortowo, aby go wypowiedzieć.
To właśnie na tym, kto jest odpowiedzialny za spotkanie, spoczywa ciężar zaangażowania każdego członka zespołu i skłonienia go do wniesienia wkładu - niezależnie od tego, czy ich sugestie są dobre, czy złe. Niezależnie od tego, czy chodzi o poruszanie się po pokoju i po prostu pytanie ludzi bezpośrednio, czy coś bardziej chwytliwego, na przykład rzucanie dookoła pluszowej zabawki, ważne jest to, że istnieją różne pomysły krążące wokół i słyszane.
6. Upewnij się, że każdy ma szansę się przygotować
Problem burzy mózgów polega na tym, że mówienie grupie ludzi o kreatywności jest często najłatwiejszym sposobem na zabicie odrobiny innowacji. Zamiast stawiać ludzi na miejscu, planuj z wyprzedzeniem. Jak tylko zarezerwujesz pokój konferencyjny, powiadom członków zespołu o tym, jak to możliwe, samodzielnie, aby samodzielnie wymyślili przynajmniej jedno rozwiązanie konkretnego problemu, a następnie podczas spotkania skup się na wyborze najlepszego.
Ludzie mają dużo większe szanse na wymyślanie lepszych pomysłów, kiedy mają do dyspozycji przestrzeń i czas, i zamiast siedzieć razem w pokoju, próbując opracować pierwszy plan, który przychodzi na myśl, grupa może poświęcić czas na omówienie i analizę jaki byłby najlepszy sposób działania.
7. Zmień ustawienie teraz i później
Pamiętasz, jak byłeś w szkole w słoneczny dzień, a nauczyciel czasami zabierał klasę na zewnątrz, zamiast zmuszać wszystkich do nieszczęśliwego pozostawania w domu? Możesz również zastosować to podejście do spotkań. W rzeczywistości relaks w skąpanym w słońcu parku jest o wiele bardziej prawdopodobne, aby wywołać u wszystkich kreatywną iskrę, niż być skulonym w małym, ciemnoszarym pokoju z widokiem zazdrości przez okno.
Oczywiście nie zawsze jest to praktyczne - zwłaszcza jeśli członkowie zespołu są połączeni zdalnie, np. Przez Hangouts. Ale zasada jest taka sama. Omawianie strategii podczas lunchu u Nando może być trochę banalne, ale przynajmniej widok jest inny - a WiFi jest bezpłatne!
Spotkania to świetny sposób współpracy w celu rozwiązania problemów i problemów, a także zapewnienia, że wszyscy są na tej samej stronie i podążają we właściwym kierunku. Ale często mogą odciągnąć cię od ważniejszych spraw i poczuć się jak strata czasu - szczególnie, gdy Roger z konta ma cotygodniowe zdanie o używaniu swojego kubka.
Zamiast tego, postępując zgodnie z powyższym przewodnikiem, możesz zlekceważyć wiele rzeczy, które zniechęcają ludzi do spotkań popołudniowych i skupić się na zapewnieniu, że czas spędzony razem jako zespół jest tak produktywny, wartościowy i udany, jak pierwotnie planowano spotkania być.
Czy masz jakieś inne wskazówki, aby zapewnić sprawne przebieganie spotkań? Daj nam znać w komentarzach poniżej…
