Ale czy jest nieuniknione, że zmiażdży Cię ciężar projektu?
Nie, jeśli zastosujesz najlepsze triki i zastosujesz odpowiednią strategię dostosowaną do konkretnych i unikalnych potrzeb przedsięwzięcia.
Oto 10 wskazówek dotyczących zarządzania projektami, które każdy nowy (i doświadczony) menedżer powinien znać.
1. Ustal oczekiwania organizacji
Przed rozpoczęciem dużego projektu możesz pomóc firmie ustalić realistyczne oczekiwania, wykonując szereg kroków w celu zapewnienia zespołowi ukończenia projektu na czas i przy założonym budżecie. W ten sposób organizacja może zapewnić trwałą przewagę nad konkurentami w branży i zapisać tę strategię w planowaniu długoterminowym.
Kluczowe pytanie brzmi: jak dowiedzieć się, jakie są oczekiwania oparte na rzeczywistości?
Tutaj pojawiają się umiejętności zarządzania projektami, ponieważ teraz możesz wdrażać różne metody:
- zatrudnić i zatrzymać odpowiedni talent z odpowiednimi umiejętnościami
- skorzystać z rozwiązań technologicznych
- eksperymentuj z zarządzaniem realizacją korzyści
- akceptuj zwinne procedury (patrz poniżej)
- połączyć przygotowanie strategii z wykonaniem zarządzania.
W zależności od miejsca w firmie możesz także polecić Enterprise Project Management lub EPMO. Jest to scentralizowane narzędzie biznesowe, które wypełnia lukę między strategią a przedsiębiorstwem, wykorzystując różnorodne mechanizmy wsparcia dla ładu korporacyjnego i zarządzania portfelem projektów.
2. Zdefiniuj najważniejsze etapy
Każdy projekt jest określony momentami, serią zwinnych praktyk, które ostatecznie doprowadzą do uzyskania gotowego produktu. Bez względu na rodzaj wysiłku, nad którym pracujesz, cała sprawa będzie zachwycająco oparta na dwóch rzeczach: głównych fazach i podfazach.
Fazy pierwotne polegają na uruchomieniu, planowaniu, wykonaniu i zamknięciu. Podfazy to drobne rzeczy, które musisz koordynować ze swoim zespołem, od zrozumienia potrzeb klientów, przez kompilację danych, po pisanie dokumentów technicznych. To uosobienie udanego zarządzania projektami.
Zanotuj każdy ważny kamień milowy, ponieważ posłuży jako skuteczny wskaźnik, jeśli Ty i Twój zespół osiągacie sukces.
3. Przestudiuj lepsze punkty projektów
Jedynym sposobem na zbudowanie domu jest zbudowanie silnego fundamentu. To samo dotyczy planowania projektu; bez drobiazgowego studiowania drobniejszych punktów, nie stworzysz solidnego projektu. Podobnie jak dom bez gwiezdnego fundamentu, twój projekt będzie się chybotać, tonąć i nieuchronnie implodować.
Tak więc, aby upewnić się, że planowanie jest skuteczne, musisz włączyć te sztuczki do swojego zarządzania:
- określić cele klientów
- nakreślić cel firmy
- zidentyfikować interesariuszy w projekcie
- zrozumieć, jakie są ich zainteresowania
- znać ich oczekiwania od początku do końca.
Jeszcze jedna rzecz: dogłębna strategia projektu powinna obejmować role i obowiązki każdego członka zespołu. Co prowadzi nas do następnego punktu.
4. Zidentyfikuj mocne i słabe strony członków zespołu
Jak mówi przysłowie, jesteś firmą, którą dotrzymujesz. To odwieczne powiedzenie dotyczy nawet zarządzania!
Firmy przetrwają i rozwijają się, pokazując mocne strony swoich pracowników i ukrywając ich słabości. Tę samą mentalność musisz przyjąć, delegując zadania, zadania i obowiązki.
Podobnie jak w baseball analytics, menedżerowie przed meczem określą, kto wyróżnia się tym, co i przeciwko komu. Załóż czapkę i sprawdź, gdzie Sally the Engineer, Johnny the Linguist, Billy the Tech Wizard i Susie the Number Cruncher pasują do twoich planów.
Wskazówka: te pseudonimy powinny powiedzieć ci wszystko, co musisz wiedzieć!
5. Utrzymuj szeroką komunikację
Komunikacja, komunikacja, komunikacja. Jest to umiejętność zawodowa, której wielu brakuje na dzisiejszym bardzo konkurencyjnym i zaciętym rynku pracy.
Aby zarządzać projektem bez żadnych problemów, potrzebujesz skutecznej komunikacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami: klientami, interesariuszami, członkami zespołu i kierownikami projektów. Jeśli na arenie komunikacyjnej wystąpi problem, pojawią się ślepe ataki, problemy „Cóż, nie powiedziałeś mi tego!” lub „Tak, powinieneś był mi powiedzieć!”.
Ostatecznie linie komunikacyjne muszą być zawsze otwarte, stale zatrudnione i gotowe do użycia.
Jak więc upewnić się, że komunikacja działa poprawnie? Oto kilka wskazówek:
- pisz raporty o stanie projektu, utrzymując wszystkich na tej samej stronie na temat wszelkich nowych rozwiązań
- organizować ogólne spotkania komunikacyjne na początku i na końcu każdego tygodnia roboczego
- utrzymuj politykę otwartych drzwi, aby każdy, kto ma pytania lub wątpliwości, mógł swobodnie mówić
- rzucić „na podstawie wiedzy”, ponieważ są szanse, że zapomnisz, co to oznacza.
Nieskuteczna komunikacja często prowadzi do niepowodzenia projektu, opóźnionego przesyłania i być może przekroczenia limitów budżetowych.
Subskrybować
Zapisz się do naszego newslettera, aby uzyskać więcej niesamowitych treści i uzyskaj 20% ZNIŻKI na nasz test kariery!
Subskrybować6. Motywuj swój zespół
Cechą dobrego zarządzania jest przywództwo.
Co to jest dobre przywództwo? Po pierwsze, zdolność motywowania podwładnych. Może to być trudne do osiągnięcia, ponieważ nie wszyscy są motywowani tymi samymi słowami, wyrazami fizycznymi, celami i pomysłami firmy. Twoim zadaniem jest porzucić uniwersalne podejście i dostosować styl zarządzania do każdej osoby na pokładzie.
Oto kilka pomysłów do rozważenia:
- okaż wdzięczność swoim pracownikom za pomocą przyjęć biurowych, kart podarunkowych, konkursów i słownych pochwał
- oferują możliwości rozwoju swoich umiejętności i awansu w firmie
- komunikować się uczciwie i regularnie; pracownicy nie lubią być w ciemności i grać w zgadywanie
- sprzyjanie relacjom między kadrą kierowniczą a pracownikami na poziomie podstawowym
- zachęcać do niezależności i zapewniać pracownikom możliwość samodzielnego zarządzania.
7. Zatrudnij umiejętności zarządzania budżetem
Czy Twój projekt przejdzie do następnego etapu i zostanie ukończony? Chcesz powiedzieć „tak”, ale to zależy od budżetu.
Pewnie, wielka międzynarodowa korporacja będzie miała ogromne zasoby do przeprowadzenia projektu. Jednak większość firm - dużych i małych - zaciska pasy i działa w ramach ograniczonej kwoty dolarów [lub tutaj wstawiając wybraną walutę]. Może to wywrzeć dużą presję na kierownika projektu i zepsuć wszystko, co planował do tej pory.
Czy to musi? Nie. Dopóki zaimplementujesz te pięć narzędzi, możesz zachować kontrolę:
- zawsze uwzględniaj koszty spontanicznych ataków lub niespodzianek
- zrozumieć, czego interesariusze naprawdę potrzebują i chcą
- upewnić się, że wszyscy ponoszą odpowiedzialność, a także są informowani o wszelkich zmianach
- opracować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które dążą do osiągnięcia długoterminowych celów
- w razie potrzeby dokonaj przeglądu, ponownie odwiedź i przejrzyj.
Pamiętaj: jeśli zdołasz zarządzać pieniędzmi, dolary pójdą.
8. Organizuj i organizuj spotkania
Dużo negatywnej prasy otoczyło Spotkanie. Konsensus jest pozorny, że Spotkanie to strata czasu, a ci, którzy prowadzą te powow, lubią słyszeć, jak mówią i krzyczą frazesy przez godzinę lub dwie.
Ale po co wyrzucać dziecko z kąpielą? Nie jest tak bardzo, że Spotkanie jest złe dla biznesu; jest to, że nie jest właściwie wykorzystywane.
Jako kierownik projektu, który jest zbyt zajęty, aby wypowiadać stereotypy - dając 110%, zmianę paradygmatu i myślenie nieszablonowe - chcesz, aby spotkania były dogłębne, ale do rzeczy. Dotyczy to również poprzedniego punktu dotyczącego komunikacji.
Celem każdego spotkania jest omówienie kilku tematów, które można osiągnąć, pozostając zorganizowanym i skoncentrowanym. Pod koniec tego 45-minutowego spotkania należy zadać jedno pytanie: czy wszyscy wiedzą, o czym było to spotkanie?
9. Użyj narzędzi programowych
Pies nie jest już najlepszym przyjacielem człowieka. To jest technologia.
Świat biznesu wykonał niesamowitą pracę, dostosowując się do zmieniających się warunków, rozwijając narzędzia cyfrowe i maksymalizując te możliwości maksymalizacji zysku. Oczywiście istnieją pewne wartości odstające, ale większość firm korzysta z najnowszego i najlepszego sprzętu i oprogramowania, aby wykonać zadanie.
Ty, jako kierownik projektu, możesz to zrobić.
Istnieje wiele programów, które mogą uzupełnić Twój styl zarządzania. Najlepszy program to coś, co łączy współpracę, zarządzanie czasem, komunikację, planowanie i udostępnianie dokumentów w jednym ekosystemie.
Nie jesteś pewien, czego użyć? Oto kilka sugestii, które są przyjazne dla budżetu (bezpłatne z opcją uaktualnienia) i oferują szeroki zakres korzyści programowych:
- Trello
- Luźny
- Basecamp
- Wrike
- Podio
10. Po zakończeniu przeprowadź przegląd
Na koniec ważne jest przeprowadzenie wyczerpującego przeglądu projektu. Nie mówimy tylko o przejrzeniu gotowego produktu i zapewnieniu, że każdy cel, potrzeba i zadanie zostały zrealizowane. Zamiast tego będziesz musiał zbadać każdą fazę, ocenić każdą podfazę i przeprowadzić introspekcję swoich umiejętności zarządzania projektami (czy były one najlepsze, jakie mogą być, czy też jest miejsce na ulepszenia?).
Przeglądając początek, planując, wykonując i zamykając, możesz coś ulepszyć, utrzymać jego skuteczność lub ustalić najlepszy sposób działania.
I wiesz co? To najlepsze narzędzie do nauki ze wszystkich.
Eksperci porównali kierowników projektów do klasycznych dyrygentów. Dyrektor orkiestry prowadzi każdego skrzypka, wiolonczelistę i puzon, aby śledzili i wykonywali każdą nutę w szczegółowej partyturze. Kierownik projektu będzie miał ciężar świata na swoich barkach, ale ten rodzaj presji spowoduje lub przerwie karierę.
Czy będziesz podobny do Ikara i wzbijesz się w przestworza tylko po to, by zobaczyć, jak twoje skrzydła gasną pod wpływem słońca? A może zamodelujesz się jako Nike, grecka bogini, i będziesz uosobieniem sukcesu?
Jakie inne wskazówki dotyczące zarządzania projektem chciałbyś nam przekazać? Dołącz do rozmowy poniżej!
